Фото и инструкция, как правильно прошивать документы

Фото и инструкция, как правильно прошивать документы

Как правильно сшить кассовую книгу — образец?

Несмотря на то, что большая часть привычных ранее кассовых документов отменена после введения онлайн-касс, кассовая книга по-прежнему остается обязательным для оформления документом.

Подробнее о том, какие кассовые документы сейчас можно не оформлять и почему, узнайте из материала «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?».

Существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга. Опишем все известные способы сшивания книги.

Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Ведут ее и обособленные подразделения. Но если ОП не осуществляет хранение наличных денег и по окончании проведения кассовых операций сдает наличные деньги в кассу юрлица с 30.11.2020 кассовую книгу оно может не вести.

Обычно книга заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.

Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу, разберемся, зачем это надо делать. Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные.

Допустимы ли в кассовой книге исправления, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Рассмотрим, как подшивать кассовую книгу.

1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец на фото и сама инструкция представлены ниже).

Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.

В этом случае сшивается та часть листов, которые располагаются в переплете (скреплены скрепляющей скобой или проклеены). При заполнении такой книги обычно используется ручной способ занесения данных. Страницы в ней нумеруются, а сама она сшивается и пропечатывается в самом начале ее заведения.

2. В том случае, если кассовая книга заполняется машинописным способом, т. е. ежедневно все сведения заносятся кассиром сразу в бухгалтерскую программу, например в «1С:Предприятие» или другую (либо если книга ведется в офисной программе по типу Excel), следует поступить так.

В конце дня, когда имели место операции по кассе, занесенные в кассовую книгу на основании приходных и расходных кассовых ордеров, кассир распечатывает заполненную страницу/страницы, которые были сформированы при помощи программного обеспечения. Страницы распечатываются в 2 экземплярах: 1 — вкладной лист кассовой книги, 2 — отчет кассира.

Вкладные листы и отчеты кассира должны быть пронумерованы. При этом нумерация начинается с начала года (или месяца/квартала — в зависимости от объема операций по кассе). Кроме того, вкладные листы и дублирующие их отчеты кассира, заполняемые на отдельных несшитых листах, могут вестись не только машинописным способом, но и от руки. В этом случае между листами следует класть копирку.

ВАЖНО! По традиции книга должна вестись с начала года. Все принятые в компании способы ведения и заполнения кассовой книги должны быть в обязательном порядке отражены в учетной политике, утвержденной отдельным приказом.

Нюансы документального оформления кассовых операций раскрыты в этой статье.

По итогам месяца/квартала кассир должен на последнем за этот период вкладном листе указать, сколько всего в этом месяце/квартале было составлено листов из кассовой книги. Все вкладные листы, подписанные и проверенные кассиром, должны сохраняться у него в течение года. По мере накопления (либо в конце года) листы брошюруются и прошиваются.

Какой штраф предусмотрен за отсутствие кассовой книги, узнайте по ссылке.

На последнем листе сзади нитка, которой были прошиты листы, заклеивается пломбой с указанием количества сшитых листов. Все это заверяется подписями руководителя и главбуха компании. Ставится оттиск печати, который частично перекрывает пломбу, а частично остается на последнем сшитом листе.

3. Изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания. Ее оформляют при помощи техсредств, исключающих несанкционированный доступ к ней. В итоге она подписывается электронными цифровыми подписями (руководителя, главбуха).

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы сшили кассовую книгу. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

О том, как прошить кассовую книгу, детально будет рассказано в следующей части статьи.

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Разберем пошагово, как сшивать кассовую книгу. Описываемый пример прошивки данного бухгалтерского регистра подходит для книг, оформленных в виде журнала с горизонтально расположенными страницами, у которых одна часть листа отрывная.

  1. Перед тем как сшить кассовую книгу, необходимо пронумеровать все страницы. Делать это следует шариковой ручкой. Нумерация страниц сквозная, начиная с 1 страницы. Номер каждой страницы должен дублироваться на отрывном и сшиваемом листе.
  2. Сшивается чистая книга, в которой еще нет записей. Для сшивания обычно используется толстая игла или шило, заправленные суровой нитью.
  3. Книга раскрывается, и прошиваются лишь те листы, на которых будут вестись записи, т.е. за исключением обложки и титульного листа.
  4. Сшивать надо так, чтобы петля (двойная) была свободной. Узелок завязывается так, чтобы страницы книги могли свободно раскрываться.
  5. Два конца нити после узелка накладываются на картонную обложку и приклеиваются к ней с помощью небольшого листа белой бумаги (обычно размером 5 × 10 см). Этот лист и является пломбой.
  6. Пломбировочный лист должен быть хорошо проклеен, чтобы концы нити плотно прикрепились к нему и их нельзя было потом вытянуть для подмены листов в кассовой книге.
  7. На пломбе делается надпись от руки (либо заранее пропечатывается) такого типа: «В этой кассовой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов» (в соответствии с постановлением № 88). От руки прописывается и количество сшитых листов. Ниже должны стоять подписи директора и главного бухгалтера предприятия.
  8. Оттиск печати на пломбе должен лишь частично перекрывать ее. Это необходимо для того, чтобы не было возможности отклеить пломбу и сфальсифицировать страницы из кассовой книги. Частичный оттиск печати тяжело подделать и практически невозможно вставить на старое место, не повредив границы оставшегося на обложке частичного оттиска. Обратите внимание, что с 07.04.2015 ООО и АО могут не иметь печать, если она не предусмотрена уставом общества (п. 7 ст. 2 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). В этом случае оттиск печати на пломбе кассовой книги не проставляется. Но если организация имеет печать, то целесообразнее проставить ее оттиск на пломбе и кассовой книге, так как все-таки сама форма кассовой книги наличие печати (штампа) предусматривает.

Как прошить кассовую книгу: фото

На представленном ниже фото наглядно показано, как сшивается кассовая книга (образец способа сшивания, который был подробно описан выше).

Как правильно сшить кассовую книгу — образец?

Как заполнить титульный лист кассовой книги, узнайте здесь.

Итоги

Кассовую книгу обязаны вести компании и ИП (не важно, применяют они ККТ старого образца или онлайн-кассы).

Кассовую книгу, оформляемую в бумажной форме (в виде готового журнала), необходимо до начала ее заполнения пронумеровать и правильно сшить, произведя запись о количестве сшитых листов и заверив ее подписями руководителя и главбуха.

Если кассовая книга ведется на компьютере (например, в программе «1С:Предприятие»), ее листы распечатываются в конце дня, в котором производились записи в кассовой книге, и сшиваются по мере накопления или в конце года.

Заверенная ЭЦП изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания.

Как правильно сшивать документы нитками: пошаговая инструкция с фото

Сшивать рабочие бумаги необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях сшивают ту документацию, которую требуется передать в архив. Прошитые бумаги удобно хранить и по запросу представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Есть определенные нормативные указания, регулирующие, как правильно прошить документы по ГОСТу в 2020 году:

  1. Методические рекомендации, утвержденные Приказами Росархива №76 от 23.12.2009, №44 от 11.04.2018, №71 от 22.05.2019.
  2. ГОСТ Р 7.0.8-2013.
  3. Правила делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Минфин, Минэкономразвития и проч).

Какую документацию сшивают

Прошивать документы обязаны многие структурные подразделения. Делопроизводители систематизируют входящую и исходящую документацию. Сотрудники кадровой службы по итогам календарного года сшивают:

  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • внутреннюю переписку.
  • авансовые отчеты;
  • оборотные ведомости по материальным средствам;
  • накладные;
  • счета-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • путевые листы;
  • кассовую книгу;
  • ведомости на получение заработной платы (если зарплату выдают сотрудникам на руки).

Сшивайте документацию одним из этих способов:

  • скрепите степлером;
  • сшейте нитками;
  • используйте специальное оборудование.

Самым надежным вариантом является сшивание дел нитками — такие бумаги не подменят.

Каковы правила оформления

Есть общий порядок сшива бумаг. Несколько предварительных шагов, чтобы правильно подшить документы, независимо от используемого инструмента:

  1. Отсортируйте регистры по дате.
  2. Прислоните бумаги друг к другу, выровняйте по краям.
  3. Пронумеруйте каждый лист — сверху справа поставьте арабские цифры. Начинайте с цифры 1.
  4. Подготовьте опись (ее не нумеруют).
  5. Вложите бумаги в картонную обложку надлежащего размера. Подойдет папка с надписью «Дело».

Основные требования к секретарю-делопроизводителю пропишите в должностной инструкции. А если вам потребуются правила заполнения журнала трудовых договоров, прочитайте статью «Журнал регистрации трудовых договоров».

Для прошивания стандартных регистров используется обычный скоросшиватель формата А4. Нумеруются не только бумаги, но и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если вы допустили ошибку, зачеркните ее одной чертой и продолжите нумерацию. Заверьте лист подписью: «Исправленному верить», поставьте подпись ответственного лица и скрепите печатью.

Как сшивать нитками — пошаговая инструкция

Перед началом процедуры удалите все скрепки и скобы от степлера. Систематизируйте бумаги по датам или по значимости и пронумеруйте каждый лист. Если дело состоит из множества листов, то соедините все специальными скрепками и приступайте к прошиванию. Приготовьте необходимые инструменты и материалы. Вам понадобятся:

  1. Нитки. Лучше использовать капроновые.
  2. Иголка. Размер подбирают в зависимости от толщины сшиваемых регистров.
  3. Бумажный клей.
  4. Лист чистой бумаги.
  5. Картонный или бумажный скоросшиватель.

Соблюдайте установленный порядок — инструкцию пошагово, как правильно сшивать документы ниткой с фото и пояснениями:

Шаг 1. Удалить скрепки, скобы.

Шаг 2. Аккуратно и ровно разложите листы, проверьте нумерацию.

Шаг 3. В зависимости от толщины получившейся пачки возьмите шило или иголку и, отступив от края, сделайте сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5 — 3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие сделайте по центру.

Шаг 4. Возьмите нитку длиной 70 — 80 сантиметров (длина зависит от толщины стопки).

Шаг 5. Вденьте иголку снизу с тыльной стороны бумаги в центральное отверстие.

как сшивать документы п5

Шаг 6. Проведите сверху в крайнее верхнее отверстие.

Как сшивать документы п6

Шаг 7. Затем через обратную сторону в крайнее нижнее отверстие.

Как сшивать документы п7

Шаг 8. Вернитесь в центральное отверстие через лицевую сторону.

Как сшивать документы п8

Шаг 9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если сшивается папка с большим количеством листов, то сшейте бумаги несколько раз — для их закрепления.

Шаг 10. Завяжите узел на обороте. Получается остаток длиной не менее 8 сантиметров.

Как сшивать документы п10

Шаг 11. На получившийся узел наклейте отрезок бумаги в виде прямоугольника. На нем заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов. Директор____Фамилия И.О.» (или иную должность руководителя по уставной документации).

Как сшивать документы п11

На прошитом документе поставьте подпись и печать: одна часть подписи и печати попадет на лист бумаги, другая — на тыльную сторону документации.

образец сшивки документов

Если вам требуется прошить большое количество листов одновременно, сделайте не менее 4 отверстий. Крепкий сшив — это гарантия надежности при хранении документа. Посмотрите видеоинструкцию о том, как прошить журнал нитками упрощенным способом прошивки.

Кто и как заверяет

Документы подписывает руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель (или уполномоченное им лицо). Важно, чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на сшитом документе. Подпись на сшиве означает, что руководитель берет на себя обязательства за их содержимое.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Для прошивания бухгалтерской документации делают 5 отверстий — толщина дел бухгалтерии немного больше. Сшивать бухгалтерские документы вправе только уполномоченный сотрудник (зачастую это сам бухгалтер). Вот основные правила, как сшить договор нитками (порядок распространяется и на другие регистры бухгалтерии).

  1. Пронумеруйте бумаги простым карандашом.
  2. Составьте опись документов. Включите в опись такие разделы: наименование, дата составления, перечень регистров, подпись ответственного сотрудника.
  3. Сделайте отверстия.
  4. Прошейте нитками.
  5. Закрепите наклейкой, поставьте подпись руководителя и исполнителя и печать учреждения.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Первичная подготовка и схема прошивки документов включают:

  1. Систематизацию бумаг.
  2. Нумерацию.
  3. Сшив бумаг по назначению.
  4. Заполнение описи.
  5. Оформление обложки.

Сшитая указанным образом документация хранится не менее 25 лет. Если же документы надлежит хранить в архиве меньше 10 лет, воспользуйтесь упрощенной схемой прошивки. В таком случае разрешают не проводить:

  • систематизацию;
  • нумерацию;
  • сшив нитками (оставьте бумаги в скоросшивателе).

Порядок прошивания ничем не отличается —пошаговая инструкция, как правильно прошить журнал нитками и сдать дело в архив:

  1. Если в деле, подлежащем сшиву, более 250 листов, разделите его на несколько томов.
  2. Прошейте каждый том.
  3. Если планируете хранить журналы более 25 лет, при подготовке к прошиванию приложите к делу дополнительную картонную обложку. Она защищает документы и нитки от излишнего трения.
  4. Сделайте отверстия. Проденьте нитки и плотно закрепите. Следите, чтобы текст оставался читаем.
  5. Пронумеруйте простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использовать шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист, подшивается за левый край и сворачивается. Если один лист подшивают за середину, его нумеруют как два листа. Фотографии или картинки, схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. В первую очередь нумеруют конверты отдельно от их бумажных вложений. Если дело составляется из нескольких томов, то каждый том получает отдельный номер. Обложку оформляют так:

  1. Укажите название организации в именительном падеже. Если во время хранения изменилось название учреждения, укажите обновленное, корректное. Старое название поставьте в скобки, новое — под ним.
  2. Пропишите наименование структурного подразделения
  3. Обозначьте наименование дела. Помимо названия, определите и тему дела (акты, накладные, приказы и проч).
  4. Отметьте период (год), к которому принадлежат бумаги — дату первого и последнего документа, календарный год (например, приказы по основной деятельности за 2020 год).
  5. Закрепите срок хранения дела — постоянный или определенный.

При нумерации листов в деле опись не учитывается. Дела указываются по степени значимости: устав, протоколы, планы. Посмотрите видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив:

Подготовка для сдачи в налоговую

При регистрации в качестве юридического лица (индивидуального предпринимателя) и при внесении изменений в сведения Федеральной налоговой службы требуемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

Сейчас налоговая принимает документы в обычном виде, без сшива — из Методических рекомендаций ФНС этот пункт исключен. У организаций и ИП есть выбор: сдавать документы в скрепленном или прошитом виде. Но правила делопроизводства никто не отменял, поэтом учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

Как правильно сшивать документы ниткой

Бизнес

Кажущаяся простота процесса, который называется «подготовка документов к архивации» таит в себе немало нюансов. Для того, чтобы сдать на хранение в архив уже не нужные для повседневной работы бумаги, следует знать, как правильно сшивать документы. Хотя бы потому, что это гарантированно поможет сэкономить рабочее время, канцелярские принадлежности и место на полках архивных стеллажей.

Обширная документальная база субъектов предпринимательской деятельности, государственных структур и бюджетных учреждений предполагает обязательное наличие у них достаточных архивных площадей. Но хранить не требующиеся в повседневной работе документы на полках следует, не просто свалив их в кучу. Перед сдачей в архив их следует систематизировать и тщательно подготовить. Для формирования тома документов его следует сшить нитками в соответствии с правилами делопроизводства.

Сшиванию подлежат следующие документы:

  1. По кадровой службе – приказы и штатное расписание.
  2. По финансовой службе – накладные, счета-фактуры, авансовые отчёты, кассовые книги, путевые листы, зарплатные ведомости (за исключением случаев перечисления на банковские карты), акты выполненных работ.

Унифицированных правил либо стандарта, регламентирующего процесс сшивания бумажных документов, не существует. Отдельными локальными актами государственных учреждений устанавливаются правила прошивки для структур, входящих в их состав.

Подобные правила установлены приказом Росархива 23.12.2009 г. №76, а также российским стандартом ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Требования к сшиванию архивных документов могут быть установлены государственными структурами для внутреннего пользования.

Подготовка к сшиванию

Перед началом сшивания документов их следует правильно подготовить к архивированию. Этот процесс включает несколько простых шагов:

  1. Оформить обложку.
    Обложка стандартных размеров – 229х324 мм. под документы формата А4. Для долговременного хранения документов необходимо использовать обложки из твёрдого износостойкого материала (картона, пластика).
  2. Скомплектовать архивный том.
    Для формирования комплекта следует изъять все инструменты скрепления листов (скрепки, булавки, биндеры). Стандартная толщина архивного тома – не более 4 см. Количество листов – до 250 шт. Документы в один лист (накладные, счета, и пр.) допускается сшивать в том с количеством листов до 500. К сформированному для сшивания архивному блоку добавляется пустой лист.
  3. Пронумеровать том.
    Процесс нумерации листов осуществляется простым карандашом. Номер листа следует проставлять в правом верхнем углу. Лист описи тома в порядок нумерации не входит. Номер «1» имеет титульный лист. Цифра на нём не ставится.
  4. Составить опись тома.
    В перечне документов, включённых в архивный том, следует указать следующую информацию:
    • наименование организации;
    • дату формирования тома;
    • срок хранения документов;
    • содержание, цель хранения и количество страниц каждого документа;
    • общее количество документов;
    • реквизиты составителя.

По окончании подготовительных процедур можно приступать к сшиванию бумажных документов в сформированном архивном томе.

Схемы прошивки ниткой с фото пошагово

Кратко рассмотрим наиболее часто применяющиеся способы сшивания архивных документов с помощью иголки и нитки.

В 2 отверстия

Данный способ прошивки – самый простой. Он используется, если требуется скрепить и сдать в архив документы низкой степени важности, а также с небольшим количеством страниц. Схема прошивки:

  • сделать два отверстия с левой стороны сшиваемых листов на расстоянии 5 см друг от друга;
  • пропустить нить через два отверстия;
  • связать концы нити в узел с тыльной стороны листов в узел;
  • наклеить на узел бумажный прямоугольник, оставив оба конца нити видимыми.

Сшивание в 2 отверстия: шаг 1

Сшивание в 2 отверстия: шаг 2

Сшивание в 2 отверстия: шаг 3

Кроме вертикального продевания нитей можно то же самое сделать и по горизонтали. Это делается для укрепления прошивки. Как для этого, так и для всех остальных вариантов, текст на бумаге одинаков «Пронумеровано, прошито, скреплено печатью и подписью «_» листов».

Сшивание в 2 отверстия: шаг 4

Обязательно указываются реквизиты специалиста, осуществившего архивирование, и проставляется подпись.

В 3 отверстия

Для этого способа в свободном поле слева от текста необходимо проделать три отверстия на расстоянии 3 см друг от друга: первое по центру, два других – выше и ниже. Сначала нитка пропускается снизу вверх в среднее отверстие. Остаток нити с тыльной стороны – 7 см.

На лицевой стороне сшивки нить возвращается обратно через верхнее отверстие, и снова направляется на лицевую сторону через нижнее.

Заключительная операция – возвращение нити на тыльную сторону через отверстие по центру рабочего поля.

Оказавшуюся с тыльной стороны часть нити необходимо отделить от иглы. Длина оставшейся части – те же 7 см, что и сначала операции.

Обе одинаковых части нити связываются узлом. Далее необходимо заклеить место скрепления нитей и задокументировать.

В 4 отверстия

Прошивка осуществляется через 4 отверстия, которые должны располагаться равномерно, на одинаковом расстоянии друг от друга, от центра технического поля два вверх, два – вниз.

Схема прошивки практически полностью повторяет процесс соединения нитью трёх отверстий на прошивке. Первым протыкается иглой с тыльной стороны второе отверстие снизу. Остальные операции:

  • верхнее отверстие сверху вниз;
  • второе сверху отверстие снизу вверх;
  • второе снизу отверстие сверху вниз;
  • первое снизу отверстие снизу вверх.
Читайте также  Что такое ходатайство в суде - рассмотрение

Сшивание в 4 отверстия: шаг 1

Сшивание в 4 отверстия: шаг 2

Сшивание в 4 отверстия: шаг 3

Сшивание в 4 отверстия: шаг 4

Сшивание в 4 отверстия: шаг 5

Сшивание в 4 отверстия: шаг 6

Сшивание в 4 отверстия: шаг 7
Сшивание в 4 отверстия: шаг 8

Последним движением иголка с нитью продевается на тыльную сторону второго снизу отверстия. После обрезки 7 см остаются три операции – связывание, склейка, документирование.

Скрепление бухгалтерских документов

Плотные пачки типовой бухгалтерской документации в один лист (по 250-500 листов) скрепляются ещё более прочным методом – посредством проделывания в листах пяти крепёжных отверстий. Расстояние между отверстиями в техническом поле должно составлять 5 см. Первое отверстие проделывается по центру рабочего поля. Для удобства сшивания можно зажать пачку бумаги в специальном полиграфическом прессе, оставив свободным поле для сшивания.

дырокол

После прессовки документов необходимо наметить линию сгиба для скрытия хвостов сшивки. Для увеличения прочности загнутый край можно промазать клеем. Отверстия в толстой пачке бумаги наиболее удобно проделывать с помощью дрели и тонкого (до Ø2 мм) сверла. Ещё один вариант прокалывания толстой пачки бумаги – с помощью длинного острого шила с деревянной ручкой. Вместо обычных шерстяных ниток при многослойной сшивке лучше использовать прочную капроновую нить.

Оформление прошитых документов

  • количество страниц в томе;
  • пронумерованный перечень вложенных документов;
  • особенности (есть ли повреждённые листы).

Количество документов необходимо проставлять в стикере двумя способами – цифрами и прописью. Стикер подписывает специалист, готовивший том к архивации. Сбоку тома наклеивается ещё один стикер с указанием принадлежности архива, наименования подразделения и номера тома.

Для склейки узлов при сшивании документов наилучшим образом подойдёт бумага на основе папируса. Она прочна, сквозь склейку хорошо видна целостность узла сшивки. При оформлении архивных томов особо важных бухгалтерских документов края печатного оттиска и сшивки заливаются канцелярским клеем, ПВА или жидким стеклом.

Все выше перечисленные действия направлены на подтверждение того, что сдаваемые в архив документы подлинны.

Сшивание документов для налоговой службы

Документы для внутреннего пользования предоставляются в соответствии с требованиями локальных актов, утверждённых руководителем предприятия (организации, учреждения). Одно из распространённых исключений – документы для предоставления в налоговую службу.

Так как документы должны поступать в орган ФНС в полностью оформленном виде, рекомендуется производить их прошивку. Во всяком случае, это касается многостраничных документов, чтобы исключить несанкционированное изъятие, подмену или утерю страниц.

Однако чёткое требование в НК РФ о прошивке предоставляемых в органы ФНС многостраничных документов в приказе отсутствует. Нет его и в приказе ФНС от 04.07.2013 г. №MMВ-7-6/25@. о порядке оформления документов для предоставления в регистрирующие органы. ФНС в этом вопросе ориентируется на рекомендации Министерства финансов (письмо от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336).

Планируется, что в НК будет прописана короткая, максимально понятная процедура скрепления документов перед предоставлением в налоговую инспекцию. Объём сшивки не должен быть больше 150 листов. Нумерация – сплошная, арабскими цифрами. Прошивка не должна препятствовать чтению печатного или рукописного текста, реквизитов, цифровых данных, дат, вид и печатей.

Для скрепления следует использовать прочную нить. Использование печати на стикере, который скрепляет сшивку, не обязательно. Подпись должностного лица необходимо проставлять таким образом, чтобы её часть захватывала склейку. Сшитые бумаги дополняются сопроводительным письмом.

☎️ Остались вопросы после прочтения статьи?

Получите бесплатную консультацию квалифицированного юриста.
Звоните прямо сейчас! +7 800 302-76-57

Инструкция по сшиванию дел, листов и папок нитками собственноручно

Услышав слово «сшить» большинство людей вспоминает вещи: штаны, простынь, подушку, наволочку, куртку или даже мягкую игрушку. Мало кто догадывается, если, конечно, он не работник офиса, что сшивать можно еще и документы. Порой это намного важнее, чем сшить какой-то пододеяльник. Как известно, практически все организации и предприятия уже перешли на внутренний электронный документооборот при сотрудничестве с контрагентами и даже при сдаче налоговых деклараций на доходы и решений суда.

Вопреки всеобщей компьютеризации, бумажные документы все еще важны для юридических лиц. Чтобы бумаги не потерялись и не перепутались, их нужно сшивать. Несмотря на кажущуюся простоту процесса, он очень важен, поэтому всем нужно знать, как правильно сшить вручную документы, как подшивать дела. Об этом ниже.

Какие документы сшивают в делопроизводстве

Документы необходимо сшивать, чтобы они не были утрачены и подменены, а также из-за огромного количества документации их сшивают по необходимости, что помогает не запутаться.

Обычно прошиваются те документы, которые должны сдаваться в архивы, их отправляют в отчетность или же они имеют особую ценность владельца.

Перечень бумаг, которые необходимо сшивать в обязательном порядке:

  • Проверочные;
  • Архивные;
  • Бухгалтерские;
  • Кадровые.

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Если прошивать документы классическим методом, то нужно иметь при себе такие материалы:

  • Обложки. Бывают трех видов: обычные — размер таких обложек 22,9 на 32,4 см (этот размер подходит для документальной бумаги стандартного размера А4); нестандартные — обложки этого вида используются в том случае, когда размер бумаг отличается от стандартного; для архивного хранения — такие обложки производят в большом количестве форматов (изготовлены из очень твердого картона и это способствует длительному хранению документации).
  • Заверительный лист. Когда документация полностью сшита и пронумерована, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе бумаги, и располагается на обороте последнего листа папки. Записку обязательно необходимо приклеить на специальный клей, чтобы по истечении времени она не отпала.
  • Ножницы и клей.
  • Дырокол.
  • Иглы различных размеров, нитки, шило, веревки или шпагат.

В обычном случае документальные листы скрепляют нитками. Так соединяют маленькую по объему стопку бумаги. Для прошивки такого вида обычно пользуются иглой и канцелярским дыроколом, после чего нить закрепляют подписной наклейкой, обозначающей, что документация заверена. Чтобы скрепить много листов бумаги, используют плотную бечевку или шуруповерт.

Важно! Если есть возможность, стоит использовать специальные приборы, такие как станок для прошивки или переплетную машинку.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Существует несколько вариантов, как сшивать дела и документацию. Отличия между ними заключаются в том, что во всех способах разное количество отверстий и расстояние между ними.

В две дырки

Самый упрощенный способ. Он подойдет для бумаг, которые впоследствии не будут переданы на рассмотрение. Для этого необходимо сделать следующее:

  1. Распечатать и сложить листы по порядку;
  2. Использовать дырокол для образования небольших дыр;
  3. Продеть нить в дыры так, чтобы оставалось место для узелка на лицевой стороне;
  4. Из листа прошивки вырезать небольшой лист и приклеить его сверху узла так, чтобы концы нити выглядывали из-под него.

Важно! В случае если листа прошивки нет, следует из белой бумаги вырезать небольшой кусок размером 3 на 5 см, приклеить его и подписать «прошито и пронумеровано».

В три дырки

В начале намечаются места нужных отверстий, желательно посередине, если не требуется по-другому. Располагать дыры следует на одинаковом друг от друга расстоянии и по левому краю документации. После этого необходимо сделать следующее:

  1. Проделать иглой отверстие посередине левой стороны листа так, чтобы игла входила с обратной стороны, а выходила с лицевой.
  2. Сделать второй прокол. Игле необходимо входить с лицевой стороны, а выходить с изнаночной.
  3. Выполнить третье отверстие. Игла должна входить с обратной стороны, а выходить с лицевой.
  4. Еще раз вдеть иглу в первую дырку и связать узел, оставляя конец нити около 7 см.
  5. Наклеить лист прошивки.
  6. Подписать.

В четыре дырки

Часто требуют подшивать в более чем 3 дырки. Возникает вопрос, как подшивать дела нитками в 4 дырки. Последовательность действий, если требуется разобраться, как шить дела в 4 дырки, такая:

  1. Выполнить иглой проделывание дырок;
  2. Просунуть иголку с изнаночной стороны через дырочку номер два;
  3. Просунуть нитки в первое отверстие справа;
  4. После игла отправляется в два отверстия справа;
  5. Затем игла отправляется в третью дырку справа;
  6. После чего происходит переход на левый протокол;
  7. Переход к третьему отверстию;
  8. Необходимо проделать вывод на обратную сторону и зафиксировать узлом.

В пять дырок

Этот метод используется редко. Обычно требуются варианты с 3-4 дырками. Повышение до 5 отверстий свидетельствует о том, что такая документация очень важна и требует строгой отчетности.

Алгоритм вдевания иглы зависит от номера дырки:

  • 3–4;
  • 4–5;
  • 5-4;
  • 4-3;
  • 3-2;
  • 2-1;
  • 1–2;
  • 2–3.
  • Последний этап — это фиксирование нити узлом.

Особенности прошивки документов: дельные советы

Перед началом работы по прошиванию документов необходимо ознакомиться со всеми правилами и тонкостями, а также изучить стандартные требования по данной процедуре. Заверительный лист наклеивается на узел и нить, используя для этого клей-карандаш или ПВА. После этого на лист ставится подпись начальника учреждения, дата сшивки и печать предприятия.

Важно! Если имеются дополнительные листы документов, прикрепленные скобами или же подклеенные в углу, им также даются номера страниц, но в содержании это не упоминается.

Существует огромное количество различной документации, которые также требуется сшивать. В этот список входят фотографии, чертежи и диаграммы. Такие документы занимают всю площадь листа, и именно поэтому их следует нумеровать с обратной стороны. В случае с картами и чертежами используется два листа формата А4, однако нумеруются они одним числом, а в примечании расписывается каждый использованный лист.

Как пронумеровать листы

Перед началом нумерации листов требуется изучить несколько условий:

  • Нумерация выполняется от единицы, используются арабские цифры;
  • Если есть в наличии конверт с письмами, то вначале нумеруется именно конверт, а потом уже все остальные вложенные бумаги;
  • Когда к документации подшиты и другие бумаги, которые уже имеют нумерацию, их все равно требуется промаркировать по порядку;
  • Номера листов нужно ставить в верхнем правом углу на каждом листе, не повреждая текст документа;
  • Для описи нумерация не нужна;
  • Листы нестандартного формата необходимо развернуть и только потом нумеровать в правом верхнем углу;
  • В случае с картами и чертежами используется два листа формата А4, однако нумеруются они одним числом, а в примечании расписывается каждый использованный лист;
  • Когда фотографии и справки наклеены только с одной стороны, их нумерация производится отдельно.

Как заверить прошитый документ

После завершения процедуры следует сделать заверительную надпись. Ее нужно оформить на отдельном листе и расположить на последнем листе уже готовых бумаг. Записка должна содержать количество всех пронумерованных страниц, которые были прошиты, а также описывать примечания о состоянии документов, возможных помарок или порванных листов. Надпись подписывает и заверяет глава организации, указывающий на ней свою должность и расшифровку поставленной подписи.

Заверительную надпись следует клеить на качественный клей, чтобы она оставалась надежной даже спустя большое количество времени. Также необходима печать, которая должна захватывать не только надпись, но и часть листа документа.

Нормативные акты о прошивке документов

В некоторых случаях, например, при наличии дополнений, допускают использовать буквенную нумерацию. Важно помнить, что цифры ставятся в правом верхнем углу. По классике листы скрепляются нитью, если это небольшой объем бумаг. При таком способе пользуются дыроколом или иглой.

Доверительная наклейка не может быть наклеена за счет самоклеящего вещества и клея силикатного вида либо клея-карандаша. Кроме этих рекомендаций есть и ряд других отраслевых нормативных документов, которые устанавливают правила прошивки деловых бумаг.

Итак, рассмотрено, как правильно шить дела вручную иголкой с ниткой и сшить листы на 4 дырки и более. Научиться делать подшивку папок и прочих документов потайными швами не сложно.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector