Как вести реестр договоров в организации

Как вести реестр договоров в организации

Журнал регистрации договоров

Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

Учет договоров в Excel с напоминаниями

Чтобы в будущем можно было пользоваться фильтрами, вводимые данные необходимо нормировать. Например, чтобы в одной строке не ввели ООО «Сириус», а в другой — Сириус ООО. В 1С это делается справочниками, в Excel есть функция — Проверка данных.
Заводим листы с нашей нормативно-справочной информацией:
Виды договоров (с покупателем, поставщиком, прочее)
Контрагенты (здесь будут заноситься наши контрагенты)
Далее выделяем столбец D, идем в меню Данные — Проверка данных. На вкладке параметры выбираем Тип данных — Список, указываем диапазон-источник (лист Виды договоров).
Проверка данных ExcelПроверка данных Excel
Аналогично поступаем с контрагентами, проверяем, что выбрать можно только имеющийся элемент:
Выбор значения из выпадающего списка Excel

Цветовое выделение просроченных договоров

Здесь на помощь приходит Условное форматирование. Выделяем наш реестр договоров целиком, идем в раздел Условное форматирование — Управление правилами.
Условное форматированиеУсловное форматирование
Создаем новое правило, выбираем тип правила как на рисунке.
Условие выделения цветом просроченных договоровУсловие выделения цветом просроченных договоров
Указываем диапазон (весь регистр договоров), задаем формулу

В том случае, когда разница между текущей датой и датой окончания договора составит более 1 дня, будет выполняться условие для условного форматирования.
В формате выбираем кирпичный цвет фона для подсветки просроченных договоров
Правило форматирования по просрочкеПравило форматирования по просрочке

Текущий статус договора

Идем в ячейку А2 и вводим формулу:

Работает по такому же принципу, если дата окончания договора больше текущей хоть на 1 день, выводится сообщение «Договор истек».
Копируем формулу на другие ячейки столбца А, вводим данные, убеждаемся, что все работает.
Учет договоров в Excel с напоминаниями
Итак, просроченные договоры у нас будут подсвечиваться кирпичным цветом, в первом столбце будет выводится надпись «Договор истек«.

Получившийся файл можно скачать по ссылке.

Учет договоров в 1С

Для этой цели подойдут различные конфигурации, приведем пример самой распространенной и специализированной

1С:Бухгалтерия 8

Если Вы уже пользуетесь 1С:Бухгалтерия 8, справочник «Договоры» прекрасно справится с функцией системы учета договоров.

  • прикреплять сканы,
  • печатать договор по шаблону,
  • контролировать возврат оригиналов.
1С:Договоры 8

Отдельный специализированный продукт, подробное описание и стоимость можно посмотреть здесь

Если статья оказалась полезной, поддержите авторов, оставляйте комментарии, поделитесь ссылкой с друзьями в соц. сетях.
Поделиться в соцсетяхПоделиться в соцсетях

Реестр договоров

Оставить комментарий к документу

Здесь вы можете оставить комментарий к документу «Реестр договоров», а также задать вопросы, связанные с ним.

Если вы хотите оставить комментарий с оценкой, то вам необходимо оценить документ вверху страницы

Комментарии к документу «Реестр договоров»

спасибо, быстро и кратко

Найденые документы по теме &laquoреестр договоров образец скачать»

Похожие документы

Комментарий к оценке

Спасибо, ваша оценка учтена.
Также вы можете оставить комментарий к своей оценке.

Образец документа полезен?

Запомните всего 2 слова:

Договор-Юрист

Он Вам ещё пригодится!

Вы оценили ответ положительно

Также вы можете оставить письменный отзыв о юристе

Договор-Юрист
— это юристы, кодексы и бланки
Типовые договоры
  • Договор оказания услуг, работ
  • Трудовой договор, контракт
  • Договор аренды жилого помещения
  • Договор купли-продажи недвижимости
  • Доверенности: образцы заполнения
  • Договор поставки товаров, продукции
  • Договор купли-продажи имущества
  • Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии
  • Типовой договор подряда
  • Учредительные договоры, уставы
  • Документы для собственников жилья
  • Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт
  • Договор аренды земли, земельной доли, участка
  • Договор аренды автомобиля и других транспортных средств
  • Договор аренды нежилых помещений, зданий и сооружений
  • Договор о совместной деятельности
  • Договор безвозмездного пользования
  • Договор об уступке права требования
  • Агентский договор и соглашение
  • Договор строительства, строительного подряда
  • Договор займа денег
  • Заявления граждан
  • Документы делопроизводства предприятия
  • Договор дарения недвижимости и иных ценностей
  • Статистическая отчётность
  • Бухгалтерские и финансовые документы
  • Договор аренды имущества, оборудования
  • Судебные приказы, решения
  • Брачный договор, контракт
  • Договор транспортного обслуживания и экспедиции
  • Договор бытового подряда
  • Договор долга, кредита
  • Договор перевозки грузов и пассажиров
  • Соглашение и договор о задатке
  • Регистрация ценных бумаг, акций
  • Договор аренды предприятия и его подразделений
  • Завещания, документы наследования
  • Приобретение ценных бумаг, акций
  • Защита прав собственности
  • Ценные бумаги и акции, эмиссия
  • Защита авторских прав
  • Удостоверение фактов физических лиц
  • Договор поручительства
  • Договор залога и заклада
  • Договор поручения, представительства
  • Договор банковской гарантии
  • Договор продажи предприятия
  • Договор хранения ценностей
  • Договор купли-продажи и обмена валюты
  • Договор страхования, перестрахования
  • Договор финансирования, участия в уставных фондах
  • Договор простого товарищества
  • Договор пожизненной ренты
  • Договор бытового проката
  • Договор комиссии на покупку и продажу
  • Договор подряда проектных и изыскательных работ
  • Договор мены недвижимости, ценных бумаг
  • Договор арендного подряда, контрактации
  • Договор на выполнение научно-исследовательских работ
  • Договор франчайзинга и передачи прав
  • Договор управления средствами и имуществом
  • Договор банковского и депозитного вклада
  • Лизинговый договор, соглашение
  • Договор банковского счёта. Расчётно-кассовое обслуживание
Кодексы РФ
Активные юристы
Лучшие юристы
Обновления кодексов
Ответы юристов
  • 12.12.2021 Пилипенко Игорь Александрович Здравствуйте, Дмитрий! В моей судебной практике по з.
  • 01.12.2021 Пилипенко Игорь Александрович Немного сумбурное описание ситуации. Дело было предм.
  • 19.11.2021 Пилипенко Игорь Александрович Здравствуйте, Юрий! Вы можете обжаловать сам протоко.
  • 12.11.2021 Пахомов Александр Валерьевич В рамках гражданского дела ребенок вправе выражать с.
  • 04.11.2021 ООО ПЦ «ЛОГОС» Евгений Михайлович, здравствуйте. 1. Решение суд.
  • 04.11.2021 Разувакин Дмитрий Евгеньевич В сумке да. В кармане нет.
  • 04.11.2021 Разувакин Дмитрий Евгеньевич Ваш сын честно ответил но для процесса это неправиль.
  • 03.11.2021 Разувакин Дмитрий Евгеньевич Уважаемый Евгений Михайлович, дело в том, что регист.
  • 01.11.2021 Головачёв Владимир Данилович Не согласен с выводами: Поэтому и доля в праве общей.
  • 01.11.2021 Головачёв Владимир Данилович Обжаловать, указанные вами действия суда, вы можете .
Информация
Документы
О разделе «Образцы договоров»

Сайт Договор-Юрист.Ру предоставляет возможность найти и скачать бесплатно бланки или заполненные образцы договоров, заявлений, протоколов, решений и уставов. Документ «Реестр договоров» предоставлен для вас в разных форматах: онлайн-версия, DOC, PDF, RTF, ODT, XLS и др.

Однако вы должны помнить, что это всего лишь образец документа «Реестр договоров» и нуждается в юридически грамотном доведении бланка под нужды физического или юридического лица. И помните: Любые деловые отношения должны быть закреплены договором – никаких устных договорённостей. Бумага и подпись – лучшее доказательство ваших намерений.

Копирование материалов с сайта «Договор-Юрист. Ру» возможно только с разрешения администрации сайта и с индексируемой ссылкой на источник.

Под «бесплатными юридическими консультациями» подразумеваются ответы на типовые вопросы, справочная информация по статьям кодексов и законов

Реестр контрактов по 44-ФЗ

Действующее законодательство говорит о том, что закупка должна осуществляться в соответствии с принципами открытости и прозрачности. Именно этой цели служит реестр контрактов по 44 ФЗ. По сути это информация, для размещения которой используется портал ЕИС. В данных указаны подписанные, исполненные, скорректированные и расторгнутые контракты с единственным поставщиком. Сюда же входят и закупки, связанные с государственной тайной.

Есть два вида реестра: открытого и закрытого типа. Ведение обеих баз осуществляется схожим образом. Разница лишь в возможности просмотреть информацию любым желающим в случае с открытым реестром. Еще один момент — общедоступный список ведется в цифровом виде.

Сведения из закрытого реестра доступны ограниченному кругу лиц. Размещение открытого списка выполняется на сайте ЕИС. Функции по его ведению поручены Федеральному казначейству.

Как регулируется реестр контрактов по 44-ФЗ

Статья 103 ФЗ № 44 касается именно реестра контрактов. В ней прописаны основные моменты, включая перечень передаваемых сведений, лимиты сроков для заказчиков и прочие вопросы. Однако это не единственный нормативный акт, на который следует ориентироваться заказчикам. Не менее важно соблюдение Постановления Правительства № 1084.

«Астрал.Тендер» — удобный сервис, упрощающий работу в сфере закупок. Вы можете доверить решение всех вопросов специалистам.

Где находится реестр контрактов и как его найти

Реестр контрактов публикуется в ЕИС. Для начала нужно перейти на сайт zakupki.gov.ru, затем открыть раздел под названием «Контракты, договоры».

Раздел под названием «Контракты, договоры»

Именно здесь находится одноименная строка «Реестр контрактов 44-ФЗ».

Достаточно ввести любые из следующих сведений:

  • номер созданной записи, взятый из реестра контрактов по 44 ФЗ, — полный либо часть;
  • идентификатор закупочной процедуры;
  • название бюджетной организации;
  • номер искомого договора;
  • название объекта торгов.

«Реестр контрактов 44-ФЗ»

Для удобства пользователей предусмотрена функция быстрого поиска, можно воспользоваться и расширенным вариантом.

Если речь идет о расширенном способе поиска, можно также добавить цену, конкретный этап, код ОКТМО, точную дату заключения договора и прочие сведения.

Переход в расширенную форму осуществляется путем выбора раздела с названием «Все параметры».

«Все параметры»

Тут можно задать существенно большее число поисковых параметров. Тем самым найти интересующую позицию становится на порядок проще и быстрее. Достаточно указать наименование и ИНН заказчика или же конкретного поставщика, чтобы получить доступ ко всем их заключенным и исполненным контрактам. Далее информация подлежит внимательному изучению.

Есть опция найти договор по конкретной отрасли — коду ОКПД2 — в заданном регионе. Так что каждый поставщик должен овладеть навыком пользования РК и поиском в нем требуемых сведений.

Для поиска тендеров предлагается сервис «Астрал.Тендер». Здесь можно посмотреть все варианты и найти подходящий по заданным критериям.

Какие сведения нужно вносить в реестр контрактов в 2021 году

Согласно действующему законодательству, заказчику требуется вносить в информационную систему данные обо всех заключенных контрактах. Однако есть некоторые исключения, подробно описанные выше.

В реестр контрактов по 44 ФЗ надлежит добавить такие данные:

  • название компании, которая совершает закупку: ПФР, медучреждение, муниципальное учреждение образования и пр.;
  • откуда получены деньги для реализации гостендера;
  • как выбирается контрагент;
  • срок, в который должен быть выбран поставщик;
  • точную дату заключенного контракта;
  • конкретный объект торгов, цену, место изготовления, данные о производителе;
  • список сведений о контрагенте;
  • информацию о поправках в договоре, скорректированных условиях, причинах внесения исправлений;
  • копию договора с заверением ЭП со стороны заказчика;
  • всю документацию, которая служит подтверждением исполненных обязательств, включая накладные, акты и пр.;
  • размер неустойки, которую нужно заплатить при ненадлежащем исполнении работы;
  • итоги проведенной экспертизы;
  • информацию о расторжении договора с обозначением точной причины и подтверждением в виде документов;
  • идентификатор закупочной процедуры;
  • сведения о предоставлении гарантии — требуется не только указать в госконтракте, но и отразить это в ЕИС;
  • прочие данные, обозначенные в ПП РФ № 1084.

Принимать участие в закупках можно только при условии наличия ЭЦП для торгов.

Правила ведения РК устанавливают, что делать это нужно на государственном языке. Допускается указывать Ф. И. О. иностранного физлица либо наименования зарубежных юрлиц, торговых марок с применением букв латинского алфавита.

Каждой вносимой в РК записи должен быть присвоен собственный номер. В нем обозначается год создания записи и идентификатор конкретного заказчика, а также порядковый номер записи в РК в пределах календарного года по этому заказчику и согласно сквозной нумерации в рамках реестровой записи. Точный алгоритм присвоения, корректировки кодов заказчиков и уникального номера реестровой записи регламентирован Минфином РФ. На Федеральное казначейство возлагается обязанность сразу же после присвоения уникального номера реестровой записи либо ее обновления включить данные в РК.

Действия заказчика

Работа заказчиков организована через спецсистему под названием «Электронный бюджет». С ее помощью готовятся данные для последующей передачи в реестр контрактов. Подписание документации осуществляется ЭП. Есть несколько возможных вариантов. Первый — сделать скан-копии бумаг, позаботиться об их размещении в системе с подписью ЭП. Второй — сформировать электронную документацию и поставить цифровую подпись.

Обеспечение достоверности и полноты отправленных сведений ложится на плечи руководства контрактного отдела закупающей компании. Несоблюдение требований Федерального закона чревато наложением штрафных санкций в сумме 20 тысяч рублей. Это прописано в тексте статьи 7.31 КоАП РФ.

Данные о договорах появляются в реестре контрактов согласно правилам, указанным в Приказе Минфина № 113н. При подготовке данных для передачи в реестр контрактов по 44 ФЗ заказчик должен обозначить номер документа о приемке товаров. Нужно добавить и реквизиты этого документа.

В реестре контрактов следует указать:

  • объем приобретенных ТРУ;
  • в какой валюте оплачивались исполненные контрактные обязательства;
  • цену;
  • реквизиты платежной квитанции;
  • размер внесенной оплаты;
  • сумму излишков при переводе денег;
  • расторжение контрактных обязательств контрагента.

При использовании банковской гарантии с целью обеспечения исполнения обязательств по контракту, надлежит включить в реестр контрактов такие данные:

  • номер записи в реестре банковских гарантий;
  • размер суммы;
  • дату и номер сообщения банковского учреждения с отказом удовлетворить требования либо реквизиты платежной документации при выдаче БГ.

Каковы сроки внесения контракта по 44-ФЗ в реестр в 2021 году

Правила были обновлены. Теперь у заказчика есть 5 суток на то, чтобы отправить данные. Этот же срок отводится на подачу отчета в реестр контрактов при внесении каких-либо корректировок в договор.

Сообщить об исполненных либо расторгнутых контрактных обязательствах надлежит в течение 5 дней. На протяжении указанного периода времени следует добавить информацию в данные реестра.

В свои очередь, у Федерального казначейства имеется 3 дня на то, чтобы посмотреть и проанализировать полученные материалы. Проверка включает сопоставление ИКЗ в каждом из документов, оценку лимита финобеспечения, полноты представленных сведений и пр.

Важно оговорить, что речь идет именно о рабочих днях вместо календарных. Если представленные со стороны заказчика данные и документы не соответствуют регламентированным критериям, их размещение в РК невозможно.

Как в реестр контрактов внести изменения

На портале ЕИС приведена информация о том, каков порядок действий по внесению корректировок в реестр контрактов. Найти необходимые данные можно в разделе под названием «Материалы для работы в ЕИС».

Алгоритм действий следующий. Сначала нужно открыть реестр и выбрать строку с названием «Исполнение», расположенную на главной странице. Следующий шаг — нажать на строку «Внести изменения» для конкретной записи. Далее вы попадете в поле редактирования проекта. Достаточно нажать «Продолжить».

Схема дальнейших действий такова. Требуется перейти в раздел «Тип изменения», где в поле «Общая информация» выбрать пункт «Изменение контракта». Для добавления документов надлежит их прикрепить с последующим нажатием клавиши сохранения. Все внесенные сведения будут проверены автоматическим образом. При обнаружении несоответствий выводится оповещение системы.

Какие изменения внесены в реестр контрактов в 2021 году

После 01.01.2021 вступил в силу Приказ Минфина № 144н. В нем оговаривается обновленный алгоритм подготовки материалов, передачи данных между компаниями-закупщиками и исполнительным органом с целью ведения реестра контрактов. Также уделено внимание вопросу внедрения новых кодовых обозначений и названия метода выбора контрагента.

08.03.2021 вступил в силу и другой нормативный документ — Приказ Минфина № 5н. В нем тщательно прописано ведение РК в аспекте подготовки и обмена данными между закупающими фирмами и исполнительным органом. Теперь при указании источника получения бюджетных денег потребуется также обозначать код объекта капитальной постройки либо объекта недвижимости. Эта операция выполняется через «Электронный бюджет».

Еще один нюанс: код объекта следует указывать при подписании договора на приобретение недвижимости, подготовке проектов, выполнении инженерных изысканий, работ по строительству, капитальному ремонту, сносу капитальных построек. Сюда же входят и контракты жизненного цикла, связанные с проектировочными, реконструктивными, строительными, ремонтными работами в отношении объекта каппостройки.

После 01.04.2021 у заказчика появилась возможность покупки продукции согласно статье 93 ФЗ № 44. Однако здесь действуют ограничения по сумме договора, которая не должна превышать 3 миллиона рублей. Отправляя сведения в реестр контрактов, заказчики должны учитывать положения пункта 3 Правил ведения РК.

Какие преимущества для поставщика в реестре контрактов

Умение грамотно пользоваться реестром контрактов и изучать содержащиеся в нем сведения — ценный навык для поставщиков и тендерных специалистов. Информация дает возможность сформировать мнение о том, насколько благонадежным является заказчик. Также здесь содержатся полезные данные об уже проведенных закупочных процедурах, контрагентах конкретного заказчика. Так что можно получить подробно информацию о муниципальном учреждении и потенциальных конкурентах сразу.

Поставщикам следует научиться пользоваться РК, так как информационная база позволяет создать документ для подтверждения собственной благонадежности. Данные окажутся полезными при снижении поставщиком цены на четверть и более во время проведения тендера. Это станет доказательством того, что нет намерения демпинговать. Не менее важной информация окажется и в случае необходимости подтвердить благонадежность заказчика.

Заключение

По сути, реестр контрактов представляет собой общедоступную информбазу. Это полный список, в который включены все договоры, заключенные заказчиками в рамках законодательства и ФЗ №44.

Читайте также  Обжалование постановления о взыскании

Реестр контрактов по ФЗ № 223, по аналогии с РК по ФЗ № 44, публикуется на портале ЕИС. Найти его можно через сайт. Здесь находится раздел с названием «Информация о контрактах и договорах». Тут следует выбрать пункт списка «Реестр договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки». Вести этот перечень поручено также Федеральному казначейству. Правила работы с РК оговорены в статье 4.1 ФЗ № 223. Сюда не входят данные, не подлежащие публикации в единой информсистеме.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector