Недостача в кассе: что делать работодателю и работнику

Недостача в кассе: что делать работодателю и работнику

Пресс-центр

Инвентаризация – самый грамотный метод ведения учета за движением материальных средств. Благодаря своевременной инвентаризации кассы, всегда можно выявить проблемы, имеющиеся в организации, и определить на сколько сотрудники хорошо справляются со своей работой. При проведении инвентаризации кассы часто выявляются не только излишки средств, но и их недостача – о том, как действовать в таком случае, читайте в нашей статье.

Когда выявляется нехватка средств

Инвентаризация кассы любой организации обычно проводится в одном из двух случаев:

Плановый учет, в котором участвуют члены инвентаризационной комиссии, набранные из сотрудников организации;

Государственная проверка, инициированная представителями налоговых органов или Росфиннадозором. Помимо этого, полномочиями для проведения инвентаризации кассы организации обладают также сотрудники, представляющие контрольно-финансовые органы и муниципальные образования.

Что делать, если обнаружена недостача

После обнаружения нехватки средств во время инвентаризации кассы, необходимо занести эту информацию в Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15), который является унифицированным документом и рекомендован для использования при проведении кассовой инвентаризации. Необходимо также отразить в Акте объяснения материально ответственного лица, касательно сложившейся ситуации.

Обнаружить недостачу – полдела. Нужно организовать возмещение убытков организации, которое может происходить по одному из следующих сценариев:

Возмещение средств материально ответственным лицом.

Нередки ситуации, когда возвращение недостающих денег становится обязанностью кассира, ответственного за инвентаризуемую кассу. Это происходит в том случае, если сумма недостачи невелика и кассир не имеет ничего против результатов проверки. Тогда необходимо, чтобы он написал заявление на имя руководителя с признанием своей вины и отразил в нем обязательства по возмещению убытков.

Руководство компании, в свою очередь, обязано выпустить приказ, в котором будет отображен факт недостачи, проведенное расследование и его результаты, виновное лицо и его согласие о возмещении ущерба, а также график возмещения убытков. При составлении графика стоит помнить о том, что в соответствии с ТК РФ во время погашения недостачи за работником должна сохраняться минимум половина его доходов.

Обращение в правоохранительные органы

Не всегда вопрос о возмещении средств удается решить силами организации – порой обращение в правоохранительные органы становится необходимостью. Как правило, такая ситуация возникает если:

Сумма недостачи значительна. В том случае, если недостаток средств превышает 2 500 рублей, то УК РФ признает такую сумму значительной.

Несогласие кассира с данными, полученными инвентаризационной комиссией;

На кассе есть следы, говорящие о внешнем проникновении — если обнаружены взломы дверей, сейфов или активация охранной сигнализации.

В любом из этих случаев руководство организации, а при его отсутствии – сотрудники, выявившие недостачу должны обратиться в милицию. Правоохранительные органы начнут расследование, которое либо поможет найти виновных, либо позволит списать убыток. Последний вариант возможен в том случае, если следствием было принято решение о закрытии дела и только по истечении трехлетнего срока исковой давности.

Вина ложится на руководство

Такой вариант развития события возможен, если руководство организации не обеспечило условий для хранения денежных средств. Тогда, в соответствии со статьей 227 ТК РФ, руководитель компании становится материально ответственным за недостачу средств и обязан возместить ущерб. Такое решение может быть принято либо руководством вышестоящей организации, либо судебными органами.

Инвентаризация кассы – важная процедура, которая поможет вовремя выявить недостачу. Проводите инвентаризацию кассы вовремя и следуйте нашим советам по возмещению недостачи – это поможет минимизировать убытки организации и обеспечить ее долгое и процветающее существование.

Независимый аудит подразумевает отсутствие личной заинтересованности специалистов в результатах инвентаризации, что, в свою очередь, помогает показать реальное положение дел на предприятии.

Заказывая инвентаризацию в специализированной компании, вы можете избежать временных и финансовых затрат на аудит, так как отпадает необходимость дополнительно нагружать собственных сотрудников.

Далеко не каждая фирма имеет в своем штате сотрудников, которые обладают достаточной квалификацией для проведения экспертной оценки хозяйственных активов. Обращаясь к сторонним специалистам, вы можете быть уверены в качестве проведенной инвентаризации.

Статистика показывает, что в случаях воровства на предприятии чаще всего виноваты сами сотрудники, при этом они не только наносят имущественный ущерб, но также подделывают документы, чтобы скрыть случаи воровства. Отчет о независимой инвентаризации подписывается экспертами и передается непосредственно в руки руководителя, что исключает возможность его подделки другими сотрудниками фирмы.

Независимая инвентаризация

– это возможность выявить реальное положение дел на предприятии. Наиболее эффективна такая процедура будет для мелких и средних предприятий, так или иначе связанных с торговлей или поставками товара. Проведение независимого аудита позволит вовремя заметить ошибки в работе сотрудников или целых отделов фирмы, а также исключить случаи воровства и подделки документов.

Независимая инвентаризация имущества в компании «ПрофСостав» — это выгодно. Заказав проведение аудита у нас, вы сможете спокойно продолжать производственный процесс, а, значит, не потеряете свои деньги из-за вынужденного простоя. Результаты инвентаризации будут доступны в максимально короткие сроки.

Недостача денежных средств в кассе

Больше материалов по теме «Касса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Если организация работает с наличными денежными средствами, какой-то процент ошибок практически неизбежен. Особенно часты денежные несоответствия в фирмах, где движение кэша очень обширное, а ответственные за это лица часто меняются, например, в супермаркетах с большим количеством касс, крупных торговых центрах и т.п.

Рассмотрим, как в таких случаях правильно поступить руководству организации, что грозит не уследившему за частью денег кассиру, а также раскроем особенности проведения недостачи через бухгалтерский учет.

Кто может выявить недостачу

Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.

Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:

  • самим кассиром-операционистом;
  • сотрудником, исполняющим кассирские функции;
  • непосредственным начальством кассира;
  • инвентаризационной комиссией;
  • ревизором, проверяющим кассу;
  • учредителями или акционерами фирмы;
  • вышестоящим руководством;
  • аудиторами в ходе внешней проверки.

Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.

Виновен всегда кассир

Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.

Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.

КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.

Виды ответственности за недостачу

  1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.

ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

  • кража – тайное присвоение чужого;
  • мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
  • растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
  • присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.

Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе

Вид правонарушенияСанкцияСрок, сумма
1.КражаШтрафДо 80 000 руб. или в размере зарплаты или дохода за полгода
Обязательные работыДо 180 часов
Исправительные работыОт полугода до года
Ограничение свободыДо 2 лет
АрестОт 2 до 4 месяцев
Лишение свободыДо 2 лет
2.МошенничествоШтрафДо 120 000 руб. или в размере годичной зарплаты или других доходов
Обязательные работыДо 180 часов
Исправительные работыОт 6 месяцев до года
Ограничение свободыДо 2 лет
АрестОт 2 до 4 месяцев
Лишение свободыДо 2 лет
3Растрата, присвоениеШтрафДо 120 000 руб. или в размере годичного дохода
Обязательные работыДо 120 часов
Исправительные работыДо полугода
Ограничение свободыДо 2 лет
Лишение свободыДо 2 лет

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.

Порядок взыскания недостачи

  1. Обнаружение денежного несоответствия в кассе и в бумагах.
  2. Запрос объяснительной у кассира. В случае непредоставления или прямого отказа от ее составления – написание специального акта с подписью двух свидетелей.
  3. Издание руководством Приказа (распоряжения) о возмещении недостачи.
  4. У согласного на добровольное возмещение кассира сумму недостачи спишут с ближайшей зарплаты либо он сам внесет деньги в кассу. Можно договориться о рассрочке.
  5. При отказе кассира от возмещения или если сумма велика, руководство обращается в суд.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.

Когда кассир не виноват

Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:

  • стихийное бедствие, в результате которого касса была повреждена и средства утрачены;
  • другое действие неодолимой силы, независимой от кассира (ограбление, похищение средств при транспортировке или передаче в/из банка).

В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.

Как провести недостачу по бухгалтерии

При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.

Недостача денежных средств в кассе: причины, учет, списание, акт

Михаил Кобрин

Организация провела инвентаризацию кассы и обнаружила, что денег в ней не хватает — это значит, есть недостача. Может быть, кассир ошибся в расчетах, но есть и риск, что деньги были украдены. Как отразить недостачу в учете, когда и за чей счет ее списывать и какие документы понадобятся, расскажем в статье.

Об обратной ситуации мы рассказали в статье «Излишки денежных средств в кассе»

Недостача денежных средств в кассе: причины, учет, списание, акт

Инвентаризация кассы: когда и зачем проводится

Нехватку денег в кассе обычно видят во время инвентаризации. Эту процедуру организация проводит в том порядке и в те сроки, которые определила сама. Но иногда проверка обязательна:

  • в конце года перед подготовкой годовой бухотчетности;
  • при найме нового кассира или другого материально ответственного лица;
  • при обнаружении хищений, порчи или злоупотреблений деньгами и другими ценностями из кассы.

Руководство организации может запланировать проверки заранее или провести их внезапно. Как правило, к плановым подходят более ответственно, зато внеплановые помогают найти больше нарушений. К примеру, если недобросовестный сотрудник «позаимствовал» деньги из кассы на время, то он может не успеть вернуть их перед неожиданной проверкой.

Поводом начать внеплановую проверку будут жалобы покупателей, требования контролеров, сообщение от других сотрудников или просто собственное желание убедиться, что все в порядке. Ограничений по частоте проверок нет — их можно устраивать хоть каждую неделю, хоть каждый день.

Как проходит инвентаризация кассы

Чтобы начать инвентаризацию, руководство издает приказ и назначает инвентаризационную комиссию. Только для годовой инвентаризации приказ не нужен.

Инвентаризация кассы включает в себя проверку наличных, ценных бумаг, бланков строгой отчетности, переводов в пути, денежных документов (билеты на самолеты и поезда, топливные карты, путевки и пр.). В приказе на проведение инвентаризации можно обозначить конкретные объекты проверки.

Комиссия пересчитывает всю наличность в кассе и проверяет, соответствует ли остаток сумме, указанной в кассовой книге. Дополнительно проверяют кассовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, записи в кассовой книге и др.

Важно! На время инвентаризации касса закрывается — принимать и выдавать денежные средства нельзя.

На инвентаризации кассы должно присутствовать материально ответственное лицо — обычно это кассир. А перед началом проверки кассир должен подтвердить, что передал в бухгалтерию все расходные и приходные документы, оприходовал поступившие ценности и списал выбывшие.

Как оформить недостачу

Результаты инвентаризации оформляют в виде инвентаризационной описи (акта инвентаризации). Можно разработать форму самостоятельно или использовать стандартную ИНВ-15 — она подходит для оформления результатов проверки денежных средств и денежных документов.

Акт обычно составляется в двух экземплярах — для бухгалтерии и для кассира. Но если инвентаризация проводится из-за смены кассиров, понадобится сразу три экземпляра — бухгалтерии, старому кассиру и новичку.

Если во время инвентаризации нашли недостачу, нужно:

  • составить сличительную ведомость (если вы используете форму ИНВ-15, отдельные ведомости не нужны, так как вся информация будет в акте);
  • получить от кассира письменную объяснительную или составить акт об отказе;
  • провести служебное расследование в составе инвентаризационной комиссии, чтобы установить, виноват ли кассир в недостаче, совершал ли он противоправные действия, есть ли основания для освобождения его от ответственности.

Как привлечь кассира к ответственности

Это можно сделать не всегда. Чтобы привлечь к ответственности материально ответственное лицо, нужно выполнить следующие условия:

  • оформить недостачу документами;
  • доказать вину работника — по умыслу или неосторожности;
  • доказать, что работник совершил неправомерные действия или бездействовал, что прямо привело к недостаче.

В статье 239 ТК РФ перечислены случаи, когда привлечь работника к материальной ответственности нельзя. Например, случился пожар, на кассира напали грабители и угрожали оружием, работодатель не оборудовал помещение по всем правилам хранения наличных.

Материальная ответственность кассира может быть полной или ограниченной. Если с ним заключен договор о полной ответственности, то взыскать можно будет всю сумму (ст. 244 ТК РФ). Если такого договора нет — ответственность кассира ограничена его средней месячной зарплатой (ст. 241 ТК РФ).

Как взыскать сумму недостачи

Чтобы взыскать деньги, работодатель должен издать соответствующий приказ. На это у него есть месяц после того, как комиссия установит точную сумму ущерба (она не может быть больше среднемесячного заработка).

Приказ составляется в произвольной форме с указанием всей необходимой информации и подписью руководителя. Все лица, которых касается приказ, тоже должны поставить подписи об ознакомлении.

Общество с ограниченной ответственностью «Ясно»
Приказ

Об удержании из заработной платы работника суммы недостачи, выявленной при инвентаризации кассы

Во время проведенной на основании приказа от 25.06.2021 № 43 инвентаризации денежных средств в кассе была обнаружена недостача денежных средств, произошедшая по вине кассира Андреевой М.М. На основании этого и в соответствии со ст. 238, 244, 248 ТК РФ и договором о полной материальной ответственности от 12.08.2019 № 2,

  1. Взыскать с Андреевой М.М. сумму недостачи в размере 4 500 (четыре тысячи пятьсот) рублей 00 копеек.
  2. Главному бухгалтеру Ивановой П.К. удержать сумму недостачи, указанную в п.1 настоящего приказа, из заработной платы кассира Андреевой М. М., начиная с текущего месяца с учетом ограничений, предусмотренных ст. 138 ТК РФ.
  3. Ознакомить кассира Андрееву М.М. с настоящим приказом.
  4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
  • Инвентаризационная опись наличных денежных средств № 2 от 26.06.2021.
  • Объяснительная записка кассира Андреевой М. М.

Общая сумма удержаний из зарплаты не должна превышать 20 % от каждой выплаты на руки (минус НДФЛ). Например, если зарплата кассира до вычета налога составляет 15 000 рублей, то за раз можно будет удержать не больше 2 610 рублей (ст. 138 ТК РФ).

Если работодатель не успеет оформить приказ о взыскании в течение месяца, придется обращаться в суд. Еще судебные разбирательства бывают, когда работник отказывается возмещать ущерб после увольнения или не согласен выплатить остаток недостачи, который превышает его среднюю зарплату. Срок для иска в суд — один год со дня выявления ущерба.

Что делать, если ответственных нет и деньги взыскать не с кого

Если организация не смогла выявить виновника недостачи, то вся сумма ущерба списывается на издержки. Для списания тоже издают приказ — строгой формы нет, поэтому оформляйте произвольно.

В приказе указывается сумма недостачи денежных средств, а также основания для списания — это документы госорганов, которые подтверждают отсутствие виновного лица. Например, постановление о прекращении уголовного дела, справка о подтверждении причины возникновения пожара и пр.

Работодатель может и сам отказаться от удержания суммы недостачи с работника (ст. 240 ТК РФ). Такое решение оформляется приказом об освобождении работника от материальной ответственности.

Как отразить недостачу наличных в кассовой книге

В нормативных документах нет правил, по которым надо отражать недостачу в кассовой книге. Однако понятно, что показать ее нужно в графе № 5 «расход», а основанием будет акт инвентаризации.

Порядок отражения следующий:

  • графа 1 — дата и номер акта инвентаризации;
  • графа 2 — «Недостача»;
  • графа 3 — корреспондирующий счет 94;
  • графа 5 — сумма недостачи.

Так остаток на конец дня будет совпадать с фактическим. Если кассир внесет недостачу в кассу, нужно будет оформить ПКО и сделать запись о приходе.

Бухгалтерский и налоговый учет недостачи

В бухучете недостачи отображаются в том отчетном периоде, к которому относилась дата, по состоянию на которую вы проводили инвентаризацию. Так, годовая инвентаризация влияет на показатели годовой бухгалтерской отчетности.

Проводки для недостачи в кассе следующие:

ПроводкаСуть операции
Дт 94 Кт 50Отражаем недостачу в кассе
Дт 73 Кт 94Сумма недостачи отнесена на виновное лицо
Дт 70 Кт 73Недостача удержана из заработной платы виновного лица
Дт 50 Кт 73Работник внес наличные в кассу в счет недостачи
Дт 91 Кт 94Сумма недостачи списана в расходы (если нельзя взыскать)

Сумма недостающих денежных средств может быть учтена организацией в расходах (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). При этом суммы возмещения, полученные от работника, признаются в составе внереализационных доходов и отражаются на дату признания их должником или на дату вступления в силу решения суда.

Ведите учет наличных в кассе, денежных документов, ценных бумаг и БСО в Контур.Бухгалтерии. Оформляйте приходные и расходные кассовые ордера и готовьте документы для инвентаризации. А еще в сервисе можно оформлять расчеты с сотрудниками, сдавать отчетность через интернет и даже подключить интеграцию с кассовой программой. Попробуйте все возможности Контур.Бухгалтерии на тестовом периоде — 14 дней в подарок всем новым пользователям.

Что предпринять, если в кассе обнаружена недостача

Чаще всего кассир обнаруживает недостачу в кассе в конце рабочего дня или смены, когда снимает Z-отчет и пересчитывает выручку. Как правило, это происходит в присутствии главного или старшего бухгалтера либо руководителя (индивидуального предпринимателя). Сумма по Z-отчету должна совпасть с фактическим количеством наличных денег. Факт превышения суммы, указанной в Z-отчете, над размером выручки свидетельствует о недостаче.

Обнаружить недостачу можно и в течение дня — во время сравнения выручки с данными X-отчета. Такие отчеты снимают в течение дня (смены), в том числе по секциям. При этом счетчики ККТ не обнуляются.

Обсудим, какие действия нужно предпринять бухгалтеру, если установлены расхождения между фактическим наличием денег и учетными данными. А также посмотрим, какие требования к оформлению недостач выдвигает новое Положение о порядке ведения кассовых операций, утвержденное Решением Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение).

Если у вас «упрощенка» с объектом «доходы». Обнаружив недостачу, вы должны действовать по общеустановленным правилам, описанным в статье. Кроме того, взыскав недостачу с виновного, вам придется отразить полученную сумму во внереализационных доходах.

Шаг N 1. Собираем комиссию и отражаем недостачу в документах

После того как вы обнаружили недостачу, нужно инвентаризировать кассу. До 2012 г. такая процедура проводилась в соответствии со старым Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок). В этом документе был целый раздел «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины», где подробно прописано, как инвентаризировать кассу.

А в новом Положении о ревизии кассы и учете недостач не говориться вообще. Скорее всего, это обусловлено тем, что новый документ предоставляет больше свободы юридическим лицам и предпринимателям в вопросах учета своих финансов. Тем не менее вы можете продолжать пользоваться старым, привычным порядком инвентаризации кассы несмотря на то, что конкретные требования в отношении этой процедуры теперь отсутствуют.

Для справки. В новом Положении о ведении кассовых операций порядок инвентаризации денежных средств не указан, поэтому организации могут проводить ее по собственному усмотрению.

Итак, инвентаризационная комиссия, которая в присутствии материально ответственного лица (кассира) проведет ревизию кассы, должна быть назначена приказом руководителя. Во время процедуры комиссия пересчитывает денежную наличность и проверяет другие ценности, находящиеся в кассе. Сравнив имеющийся остаток в кассе с остатком, указанным в кассовой книге, она подтвердит факт недостачи. Напомним, что запись в кассовую книгу кассир должен заносить по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. Дневная выручка приходуется в кассу по одному кассовому ордеру. Поэтому суммы выручки на конец дня, отраженные в Z-отчете и кассовой книге, совпадут.

Далее по результатам проверки нужно составить акт. Раньше в этих целях допускалось использовать либо форму, приведенную в Приложении N 4 к Порядку, либо форму N ИНВ-15, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Теперь же, когда Порядок уже не действует, акт следует заполнять по форме N ИНВ-15.

Памятка. Факт недостачи в кассе следует отразить в акте ревизии наличных денежных средств.

Несколько слов о том, как лучше оформить акт. В верхней части документа кассир или иное материально ответственное лицо дает расписку в том, что к началу ревизии все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, поступившие деньги оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Далее указывается сумма наличных денег по учетным данным и сумма выявленной недостачи. Затем материально ответственное лицо пишет объяснения, излагая причины недостачи. И в самом конце акта руководитель организации отражает свое решение.

Акт подписывается председателем и членами комиссии, а также материально ответственным лицом. Директор компании ставит подпись под своим решением. Акт оформляют в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй остается у кассира. Заполненный акт ревизии наличных денежных средств приведен на с. 79.

Унифицированная форма N ИНВ-15

На практике часто материально ответственное лицо отказывается комментировать факт возникновения недостачи в кассе. В этом случае придется составить акт об отказе работника представить объяснения. В нем указывается состав комиссии, а также информация о том, когда и в какой сумме была выявлена недостача. Кассира нужно ознакомить с актом под роспись. Если работник отказывается подписывать акт, этот факт также следует зафиксировать. Как оформить акт об отказе, показано на с. 81.

Образец акта об отказе работника представить объяснения

Рисунок 1 Шаг N 2. Взыскиваем недостачу с виновного лица

Когда кассира принимают на работу, с ним заключают договор о полной материальной ответственности. Поэтому кассир отвечает за сохранность всех принятых ценностей. В случае недостачи вверенных ему денег он обязан возместить работодателю причиненный прямой действительный ущерб в полном размере (ст. ст. 242 и 243 ТК РФ). При этом причины недостачи в общем-то не важны. Кассир мог присвоить деньги, а мог недобросовестно отнестись к своим должностным обязанностям, например оставить кассу без присмотра. Кроме того, он мог просто обсчитаться и выдать покупателю сдачу в большей сумме, чем надо. Во всех перечисленных случаях работнику придется возмещать недостачу, то есть вносить свои деньги в кассу.

Вправе ли работодатель удержать недостачу из зарплаты кассира? Ответ зависит от суммы недостачи.

Вариант 1. Сумма недостачи не превышает среднего месячного заработка кассира. В этом случае вы вправе удержать недостачу из зарплаты кассира в бесспорном порядке по распоряжению руководителя. При этом согласия виновного работника не требуется. В течение месяца со дня установления комиссией размера недостачи руководитель должен издать приказ о взыскании. Образец приказа представлен на с. 82. Потом недостающую сумму можно удержать из зарплаты кассира. Помните, что общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%. Предельно допустимый размер взыскиваемой суммы рассчитывается после вычета из зарплаты НДФЛ. На практике сумма недостачи обычно больше 20% зарплаты. Тогда недостачу удерживают из зарплаты частями до тех пор, пока она не будет полностью возмещена.

Образец приказа об удержании из зарплаты виновного работника суммы недостачи

Важное обстоятельство. Работодатель может взыскать недостачу с кассира в бесспорном порядке без его согласия, только если ее сумма не превышает среднего месячного заработка виновного.

Пример. Удержание денег из зарплаты работника в счет возмещения выявленной недостачи

Д.В. Порываева работает кассиром в ООО «Торговый дом», применяющем УСН. При подсчете выручки 20 января 2012 г. была обнаружена недостача в размере 6800 руб., о чем составлен акт ревизии наличных денежных средств. Сумма недостачи не превышает среднего месячного заработка кассира. На следующий день руководитель издал приказ об удержании денег из зарплаты кассира, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. Оклад Д.В. Порываевой составляет 15 000 руб. Детей у нее нет. Какую сумму директор вправе удержать из зарплаты сотрудницы за январь?

Д.В. Порываева несет полную материальную ответственность, а значит, должна возместить недостачу полностью. Стандартные и прочие вычеты в январе кассиру не полагаются, поэтому НДФЛ с зарплаты составит 1950 руб. (15 000 руб. x 13%). Зарплата, положенная к выдаче, равна 13 050 руб. (15 000 руб. — 1950 руб.). Рассчитывать предельную сумму удержаний нужно с суммы зарплаты к выдаче. Работодатель вправе удержать в январе 2610 руб. (13 050 руб. x 20%). На руки Д.В. Порываева получит 10 440 руб. (13 050 руб. — 2610 руб.). Оставшуюся сумму долга в размере 4190 руб. (6800 руб. — 2610 руб.) можно удержать из зарплаты кассира в последующие месяцы.

Вариант 2. Сумма недостачи не превышает среднего месячного заработка кассира, однако месячный срок принятия приказа о взыскании пропущен. Здесь порядок взыскания зависит от желания кассира возместить недостающую сумму. Если он не против, то недостачу опять же удерживают из зарплаты. Либо кассир может внести собственные деньги в кассу в счет погашения долга. Более того, вы вправе договориться с ним о возмещении ущерба с рассрочкой платежа. То есть работник будет погашать задолженность частями. В этом случае попросите его представить вам письменное обязательство о возмещении недостачи с указанием конкретных сроков платежа.

Если кассир не желает добровольно возмещать недостачу, вам придется обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании долга с работника. Сделать это можно в течение года со дня обнаружения недостачи.

Вариант 3. Размер недостачи превышает средний месячный заработок. В этом случае действуют так же, как и в предыдущей ситуации. Кассир либо по собственному желанию возмещает сумму недостачи, либо организация взыскивает деньги через суд.

Стоит отметить, что во всех приведенных ситуациях вы вправе полностью или частично отказаться от взыскания долга с виновного работника (ст. 240 ТК РФ). Например, вы можете разрешить кассиру не возмещать сумму недостачи, если посчитаете ее незначительной.

Для справки. Работодатель может простить кассира и не взыскивать с него сумму недостачи.

Для наглядности мы сделали схему способов взыскания недостачи из зарплаты кассира и привели на с. 84.

Как взыскать недостачу с кассира

Отдельно следует сказать о ситуации, когда недостача возникает по вине несовершеннолетнего работника. Например, это может быть 16-летний курьер, потерявший вверенные ему деньги. Согласно ст. 242 ТК РФ работники, которым не исполнилось 18 лет, несут полную материальную ответственность лишь за ущерб, причиненный умышленными действиями, в состоянии токсического опьянения, а также в результате совершения преступления или проступка. Недостачу, возникшую по другим причинам, с таких лиц можно взыскать только в пределах среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

Шаг N 3. Отражаем операции, связанные с недостачей, в налоговом учете

К сожалению, сумму выявленной недостачи отразить в расходах нельзя. При этом не имеет значения, найден ли виновник и возместил ли он ущерб. Дело в том, что при упрощенной системе учитываются только затраты, перечисленные в перечне п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расходов в виде сумм недостач в нем нет. Такого же мнения придерживается и Минфин России в Письме от 18.12.2007 N 03-11-05/303.

Учет доходов обсудим более подробно. «Упрощенцы» учитывают в налоговой базе доходы от реализации и внереализационные доходы (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Состав внереализационных доходов определяется в соответствии со ст. 250 НК РФ, в п. 3 которой упомянуты суммы возмещения убытков или ущерба. Поэтому сумму недостачи, возмещенную кассиром или иным виновным лицом, следует включить в состав доходов в день поступления в кассу или на расчетный счет (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Есть специалисты, придерживающиеся иной точки зрения. По их мнению, включать сумму, полученную от работника для возмещения недостачи, в доходы не нужно. Приводятся следующие аргументы. Доходом признается экономическая выгода налогоплательщика в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ). При возврате виновником недостачи денег никакой выгоды нет. А значит, доходы не учитываются. Однако мы не советуем вам так поступать. В этом случае придется отстаивать свою позицию. Возможно, в суде. Причем шансов выиграть дело не так уж и много. Ведь аргументы довольно шаткие. Во-первых, возмещение ущерба четко отнесено к внереализационным доходам гл. 25 НК РФ. Во-вторых, с тем, что организация, работники которой возмещают недостачу, не получает выгоду, также можно поспорить. Но, конечно, окончательное решение, как поступить, остается за вами.

Нюансы, требующие особого внимания. При обнаружении недостачи в кассе обязательно следует составить акт ревизии наличных денежных средств.

Работодатель может взыскать ущерб из зарплаты работника без его согласия, только если сумма недостачи не превышает среднего месячного заработка виновника. В противном случае, если сотрудник отказывается добровольно внести деньги, придется обращаться в суд.

Независимо от причин недостачи ее сумма налоговую базу не уменьшит. А вот возмещенную сумму придется учесть во внереализационных доходах.

Читайте также  Банкротство физических лиц: какую сумму долга не
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector