Переход на УПД не с начала года: универсальный

Переход на УПД не с начала года: универсальный

В каких случаях оформлять УПД, а в каких — счет-фактуру

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Компании на ОСНО для налогового учета НДС применяют счет-фактуру (СЧФ). Универсальный передаточный документ (УПД) применяется значительно реже, несмотря на способность заменять собой несколько документов: СЧФ и первичную документацию БУ. Что мешает повсеместно применять УПД? Можно ли применять одновременно оба документа и в каких случаях? В каких случаях предпочтительно использовать счет-фактуру? Разберемся.

УПД и СЧФ

Счет-фактура – документ НУ. Он подтверждает отпуск товара покупателю, оказание ему услуг, производство работ по операциям, облагаемым НДС, больше нигде не применяется. Реквизиты СЧФ содержат сведения:

  • о предмете сделки;
  • о стране его происхождения;
  • о сумме;
  • о количественных характеристиках хозяйственной операции;
  • о ставке налога;
  • об акцизе;
  • о соответствующей группе товаров;
  • позволяющие идентифицировать налогоплательщиков.

Информация, содержащаяся в СЧФ, применяется для расчетов по НДС и контроля этих операций. К СЧФ при оформлении отпуска товара прилагается документ БУ: товарная накладная, акт приема-передачи и пр.

Универсальный передаточный документ (УПД) — бланк, созданный на базе СЧФ. Все сведения из СЧФ отражаются в УПД. Для удобства «зона счета-фактуры» выделена темным контуром. Помимо этого, в УПД присутствуют сведения на отпуск ТМЦ (акта, товарной накладной, частично — ТТН, документа на отпуск материалов ф. М-11 и пр.), т.е. информация, когда произведена отгрузка, кто из должностных лиц взял за нее ответственность и скрепил своей подписью, на основании какого договора произведена отгрузка.

УПД может использоваться как в БУ, так и в НУ. Характер использования помечается цифрой (1 или 2) – в левой части бланка, вверху:

  1. При статусе 1 УПД исполняет роль одновременно счета-фактуры и документа, подтверждающего передачу.
  2. При статусе 2 УПД заполняется только как документ БУ.

Очевидно, что СЧФ может быть заменен УПД с одновременным сокращением документооборота. Однако полного замещения в практике учета не происходит. Этому есть объективные причины.

УПД или СЧФ?

Письмом №ММВ-20-3/96 от 21-10-13 г. налоговая служба рекомендует применять УПД в учете, а применение счетов-фактур закреплено в НК РФ как обязательное. При выборе документа, фиксирующего суммы по НДС, налогоплательщики зачастую отказываются от УПД именно по той причине.

Есть и более веские поводы, указывающие, что счет-фактуру заменять УПД нецелесообразно:

  1. Ограничения по формату УПД. Согласно законодательству УПД в бумажном виде может использоваться комплексно в НУ и БУ либо только как документ БУ. Исключительно как счет-фактуру его использовать можно только электронно (согласно Пр. №ММВ-7-15/155 от 24-03-16 г.).
  2. Авансовые платежи. В письме №ММВ-20-3/96 зафиксированы случаи, при которых используется УПД (отгрузка товаров, передача имущественных прав, оказание услуг). Авансовые платежи в списке не упомянуты. На аванс выставляется только счет-фактура (ст. 168-3 НК РФ).
  3. Корректировки. Изменения стоимости, количества ТМЦ, имущественных прав ведут к необходимости использования корректировочного счета-фактуры. В БУ обычно составляется и подписывается акт или подобный ему документ, отражающий разницу первоначальных и измененных показателей, согласие сторон на изменение условий отгрузки (т.н. кредит-нота и аналогичные ей). При использовании корректировочного УПД все эти сведения (корректировки по НДС, корректировки на разницу показателей) придется отражать в одном документе. Учитывая, что на практике ситуации хозяйственной жизни имеют множество нюансов, это может вызывать затруднения и замедлять оформление документов. Оформить два разных документа, внести в них корректировки и зарегистрировать намного проще.
  4. Исправления. При необходимости исправить данные счета-фактуры выписывают новый экземпляр (Правила заполнения СЧФ, п. 7, Пост. Прав. №1137), при этом номер и дату документа менять нельзя. Исправления в бухгалтерских документах вносить проще, например, цифровую информацию просто зачеркивают, помечают дату исправления, и рядом с записью ставит подпись ответственное лицо. Как и в предыдущем случае, здесь проще использовать СЧФ и первичные документы БУ по сделке порознь.

Кроме того, структура бухгалтерской службы на некоторых предприятиях (сельскохозяйственных, производственных) предполагает использование нескольких экземпляров первичных бухгалтерских документов, например, в складском учете и сводных отчетах ответственных лиц подразделений используется одна и та же накладная. Применение УПД в этом случае не имеет смысла.

Вопрос: Возможно ли при возврате товара выставить корректировочный счет-фактуру, если при его продаже выставлялся УПД, и наоборот — выставлять УКД вместо счета-фактуры и накладной?
Посмотреть ответ

Универсальный передаточный документ, с этой точки зрения, рекомендуется применять в малом и среднем бизнесе, при наличии ограниченного числа хозяйственных операций и небольшого штата учетных работников.

Важно! Применение УПД, как и применение счетов-фактур, необходимо отразить в учетной политике организации. Целесообразно утвердить локальным нормативным актом используемую форму УПД (корректировочного УПД). При переходе на УПД в середине года следует вводить дополнения к учетной политике до начала налогового периода.

Можно ли использовать два документа одновременно?

Могут возникать ситуации, при которых встает вопрос об одновременном использовании УПД и СЧФ. Например, один контрагент требует оформить сделку счетом-фактурой и товарной накладной, а другой согласен на обмен УПД. С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации.

Применение одного из вариантов оформления возможно в рамках одного договора, т.е. все отгрузки по одному договору могут, например, оформляться пакетом документов «СЧФ + накладная», а по другому договору – УПД, заполненным в соответствии со статусом «1». Разные партии в рамках одного договора могут оформляться как пакетом документов «СЧФ + первичный документ БУ», так и УПД со статусом «1» (по тексту письма №ГД-4-3/8963 ФНС от 27-05-15 г.).

В НУ эти суммы признаются и в целях расчета налога на прибыль, одновременно с учетом по НДС.

Применение УПД не накладывает ограничений на использование в документообороте других учетных форм. Теоретически нет законодательного запрета и на использование УПД со статусом «2» с одновременным оформлением счета-фактуры.

Переход на УПД не с начала года: универсальный

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация планирует переход на электронный документооборот (ЭДО) в части обмена бухгалтерскими документами, но пока использует формы ТОРГ-12, счета-фактуры, акты. Переход на универсальный передаточный документ (УПД) должен быть отражен в учетной политике организации, следовательно, это можно будет сделать только с начала календарного года.
Обязательно ли организация должна использовать УПД, или можно пользоваться товарной накладной и счетом-фактурой?
Также у организации есть такие контрагенты, с которыми заключены несколько видов договоров (аренды и поставки).
Обязательно ли переходить на ЭДО сразу по всем видам договоров, или возможно совмещение бумажного или электронного документооборота?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. Организация в рассматриваемой ситуации не обязана использовать универсальный передаточный документ. Она может продолжать пользоваться товарной накладной и счетом-фактурой, что не влечет за собой негативных налоговых последствий.
2. Организация может совмещать бумажный и электронный документооборот.

Обоснование вывода:
1. Универсальный передаточный документ (далее — УПД) — это документ, применение и рекомендуемая форма которого предложены ФНС России в письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96 (далее — Письмо). Его использование при оформлении ряда фактов хозяйственной жизни позволяет одновременно выполнять требования как по составлению первичного учетного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ), так и счета-фактуры (ст. 169 НК РФ).
В Письме прямо отмечается, что предложение ФНС России формы УПД не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ форм первичных учетных документов (из действовавших ранее альбомов или самостоятельно разработанных) и формы счета-фактуры, установленной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, что полностью соответствует положениям законодательства.
Поскольку законом не установлено иное, это справедливо и при переходе организации на электронный документооборот.
Таким образом, организация в рассматриваемой ситуации не обязана использовать УПД. Она может продолжать пользоваться товарной накладной и счетом-фактурой.
В связи с тем, что применение УПД не является обязательным, его неоформление при условии надлежащего составления иных первичных учетных документов (например, товарных накладных, актов) и счетов-фактур не несет в себе каких-либо налоговых рисков. В частности, это не может повлечь за собой отказ в применении налоговых вычетов (ст.ст. 171, 172 НК РФ) и признании расходов в налоговом учете (п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ). В Письме также говорится о том, что неприменение рекомендованной ФНС России формы УПД для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения.
2. Из ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 1 ст. 169 НК РФ следует, что первичные учетные документы могут составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (в электронной форме).
Пунктом 1 ст. 169 НК РФ установлено, что счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Из положений Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в частности — ст. 3) также вытекает, что вопросы применения электронного документооборота в отношениях между хозяйствующими субъектами регулируются в том числе соглашениями между ними.
Соответственно, если иное не предусмотрено законом, вопросы перехода на электронный документооборот с контрагентами решаются по соглашению сторон сделки в каждом конкретном случае отдельно, что, на наш взгляд, допускает существование в организации смешанного внешнего документооборота (в бумажной и электронной форме). Поскольку из закона прямо не следует иного, полагаем, что вопросы применения электронного документооборота с одним контрагентом в отношении различного рода сделок (в частности — по поставке и аренде) также могут решаться по-разному.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий

Ответ прошел контроль качества

21 августа 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Как перейти на УПД?

Использование универсального передаточного документа в организации позволяет значительно сократить документооборот и снизить издержки на обработку информации. Внедрение УПД не является обязательным требованием законодательства, его применение носит скорее рекомендательный характер.

Как перейти на УПД? Можно ли это сделать в середине отчетного года? Надо ли уведомлять контрагентов о произошедших изменениях? Ответы на эти и другие вопросы можно найти в статье.

Что такое УПД?

Универсальный передаточный документ (УПД) представляет собой гибрид первичного документа и счета-фактуры. В нем обязательно должны быть указаны такие реквизиты: наименование документа, дата составления, наименование организации, описание операции, единицы измерения, наименование должности ответственного лица, его ФИО и подпись (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Можно использовать форму УПД, рекомендованную в письме ФНС РФ от 21.01.2013 № ММВ-20-3/96, или разработать собственную. Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@.

Обновленную форму могут использовать все организации и ИП (в том числе те, которые не уплачивают НДС). Ее можно вести как по отдельным подразделениям или видам деятельности, так и по всему экономическому субъекту в целом. Порядок и сроки перехода утверждаются руководителем организации и отображаются в учетной политике. Образец заполнения УПД вы найдете в нашей статье.

Как перейти на УПД?

Данный процесс состоит из нескольких этапов:

  1. Определение видов деятельности, по которым в организации будет применяться УПД.
  2. Разработка формы универсального передаточного документа и порядка ее утверждения (кто должен подписывать, будет ли документ заверяться печатями).
  3. Уведомление о переходе на УПД всех контрагентов.
  4. Утверждение формы в отдельном приказе руководителя или в учетной политике. Рекомендуется сделать оговорку относительно того, что организация имеет право применять и другие формы первичной документации (если это установлено в договоре с клиентом). Такие меры помогут избежать претензий со стороны налоговиков.

Комплект документов включает:

  • утвержденную форму передаточного документа;
  • письмо о переходе на УПД (для контрагентов);
  • внутренние нормативные акты о переходе на УПД (в них надо закрепить порядок нумерации, подписания и хранения универсальных передаточных документов, правила внесения в них исправлений, а также перечислить ситуации, когда вместо УПД допустимо оформлять другие первичные документы).

Как осуществляется переход на УПД в середине отчетного года? В пункте 12 ПБУ 1/2008 и части 7 ст. 8 закона № 402-ФЗ указано, что изменения в учетной политике необходимо утвердить приказом руководителя организации до 31 декабря текущего года. Изменение формы первичных документов не является для организации новым способом ведения бухучета и не влияет на достоверность отчетности, но УПД можно начать использовать с середины года только в случае существенных изменений условий деятельности фирмы, когда требуется введение нового учетного документа.

Например, если компания ранее только оказывала услуги по ремонту и отделке, применяя акт выполненных работ, а в середине года начала заниматься оптовой торговлей стройматериалами, ей необходимо утвердить документ для передачи ТМЦ покупателям. В таком случае у представителей налоговой службы не должны возникнуть вопросы по этому поводу.

Письмо о переходе на УПД

Действующим законодательством не установлена обязанность оповещать поставщиков и покупателей об использовании организацией УПД вместо счетов-фактур. Но во избежание спорных моментов рекомендуется заранее согласовать изменения в тексте договора. Если этого не сделать – потом придется переделывать документы на отгрузку (если покупателей не устроит данная форма первичной документации).

Представители организации должны отправить контрагентам письмо о переходе на УПД, образец которого будет представлен далее. Письмо составляют в произвольной форме, оно носит исключительно ознакомительный характер и не содержит никаких обязательств. К письму можно приложить форму универсального передаточного документа.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Можно ли начать применять универсальный передаточный документ с середины года?

Российская коммерческая организация применяет общий режим налогообложения. Можно ли начать применять универсальный передаточный документ с середины года? Если да, то каким документом нужно закрепить это решение?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Организация вправе применять универсальный передаточный документ только после утверждения его формы в своей учетной политике. При этом, по нашему мнению, утвердить форму универсального передаточного документа в своей учетной политике в середине отчетного года организация вправе только в случае существенного изменения условий ее деятельности.

Обоснование вывода:

Письмом от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» ФНС России рекомендует к использованию новый первичный учетный документ — универсальный передаточный документ (далее — УПД). По задумке налогового ведомства, УПД объединяет в себе реквизиты, содержащиеся в первичных учетных документах, с реквизитами счетов-фактур. В указанном письме также сообщается, что этот документ может применяться любым хозяйствующим субъектом начиная с 2013 года. Рекомендуемая форма УПД и перечень операций, для оформления которых она может быть использована, содержатся, соответственно, в Приложениях 1 и 2 к указанному письму.

ФНС отмечает, что применение УПД носит рекомендательный характер и ее неприменение не влечет для хозяйствующих субъектов никаких отрицательных последствий в целях налогообложения. Кроме того, рекомендация применять УПД не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) форм первичных учетных документов и формы счета-фактуры, установленной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.

Таким образом, УПД является первичным учетным документом, рекомендуемым к применению налоговой службой, который может использоваться или не использоваться хозяйствующим субъектом по своему усмотрению.

В соответствии с пунктом 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (далее — ПБУ 1/2008) и частью 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ при утверждении учетной политики хозяйствующего субъекта ее руководителем утверждаются, в частности:

— формы первичных учетных документов (определенные руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета), формы регистров бухгалтерского учета, формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

— правила документооборота и технология обработки учетной информации.

При этом пунктом 5 ПБУ 1/2008 и частью 5 ст. 8 Закона N 402-ФЗ предусмотрено, что учетная политика должна применяться последовательно из года в год.

Таким образом, применение хозяйствующим субъектом УПД в качестве первичного учетного документа, посредством которого осуществляется оформление фактов его хозяйственной жизни, обусловлено утверждением формы этого документа в учетной политике.

Изменение учетной политики должно быть обоснованным и оформляться соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т.п.) организации (п.п. 8, 11 ПБУ 1/2008).

Согласно пункту 12 ПБУ 1/2008 и части 7 ст. 8 Закона N 402-ФЗ изменение учетной политики производится с начала отчетного года, если иное не обуславливается причиной такого изменения. То есть в общем случае изменения учетной политики организация должна утвердить приказом, составленным не позднее 31 декабря текущего года. Такие изменения начинают действовать с начала следующего года.

Нормами пункта 10 ПБУ 1/2008 и части 6 ст. 8 Закона N 402-ФЗ приведен перечень случаев, которые влекут изменение учетной политики организации. К таким случаям относятся случаи:

— изменения законодательства РФ и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;

— разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета. Применение нового способа ведения бухгалтерского учета предполагает более достоверное представление фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и отчетности организации или меньшую трудоемкость учетного процесса без снижения степени достоверности информации;

— существенного изменения условий хозяйствования. Существенное изменение условий хозяйствования организации может быть связано с реорганизацией, изменением видов деятельности и т.п.

При этом в пункте 10 ПБУ 1/2008 указано, что не считается изменением учетной политики утверждение способа ведения бухгалтерского учета фактов хозяйственной деятельности, которые отличны по существу от фактов, имевших место ранее, или возникли впервые в деятельности организации.

В перечисленных случаях (в том числе в некоторых случаях при разработке организацией новых способов ведения бухгалтерского учета (абзац 2 п. 2 ПБУ 1/2008)), например при изменении способа организации документооборота, изменение учетной политики может производиться не с начала отчетного года.

Рассмотрим, относится ли переход на применение УПД в середине отчетного года к указанным в пункте 10 ПБУ 1/2008 и части 6 ст. 8 Закона N 402-ФЗ случаям.

Так как ФНС России не является законодательным органом власти, ее письма не могут быть приравнены к изменению законодательства РФ по бухгалтерскому учету. К тому же, если говорить о начале применения УПД начиная с середины текущего (2014) года, то следует учитывать, что, УПД, как указано в рассматриваемом письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, может применяться с 2013 года.

Кроме того, переход на применение УПД или иного первичного учетного документа не является для хозяйствующего субъекта новым способом ведения бухгалтерского учета.

Таким образом, полагаем, что организация вправе утвердить в середине отчетного года применение УПД в своей учетной политике и использовать ее с середины этого года только в случае существенного изменения условий ее деятельности. При этом такое изменение должно повлечь для нее объективную необходимость ввести в свой документооборот новые формы первичных учетных документов. Это возможно, например, в случае, когда организация, оказывающая услуги, в середине года начнет осуществлять новый вид деятельности — оптовую торговлю. В этом случае, ей понадобится разработать и утвердить в учетной политике, помимо существующего акта об оказании услуг, новый документ, служащий для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. В такой ситуации организация может, воспользовавшись правом, предоставленным ей частью 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и вышеуказанным письмом ФНС России, утвердить в своей учетной политике для этих целей не товарную накладную, а УПД.

В случае существенного изменения условий деятельности организации утверждение в учетной политике формы УПД, равно как и утверждение в ней соответствующих изменений, следует осуществлять в порядке, установленном учетной политикой этой организации. Документами, на основании которых должны вноситься такие изменения, могут стать приказы, письменные распоряжения руководителя организации (п.п. 8, 11 ПБУ 1/2008). При этом подлежащая применению форма УПД определяется руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Читайте также  Альфа банк Комиссии — Как решить спор с банком

Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:

— Энциклопедия решений. Универсальный передаточный документ в целях учета расходов при налогообложении прибыли.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гусев Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector