Составляем и утверждаем график отпусков

Составляем и утверждаем график отпусков

министерства труда и социального развития Краснодарского края

График отпусков на 2020 год должен был быть утвержден не позднее 17 декабря 2019 года. Утверждается график приказом руководителя организации. Если в организации есть профсоюз, то график должен быть утвержден с учетом его мнения.

Совет первый. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

Совет второй. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе.

Совет третий. Для составления графика воспользуйтесь унифицированной формой № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно. В графике отпусков отражаются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные оплачиваемые отпуска.

Совет четвертый. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков. Ознакомить можно следующим способом: на оборотной стороне графика работники ставят свою подпись. В некоторых организациях заводят специальный журнал, который служит специально для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.
Изменение графика отпусков
На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет пятый. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 данной формы укажите, на основании какого документа переносится отпуск работника. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. В свою очередь, дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Совет шестой. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основанием для внесения изменений будет согласие на отзыв, полученное работодателем от работника, а также приказ об отзыве.
Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае отзыв возможен только с согласия работника.

Совет седьмой. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска, и приказ о предоставлении этой части будут служить основанием для внесения изменений в график отпусков.
Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.

Совет восьмой. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут являться заявление работника и приказ на отпуск.

Совет девятый. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.

Совет десятый. Для вновь устроенных сотрудников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников.

Особенности подготовки графика отпусков

График отпусков – это основной документ, который определяет порядок предоставления работникам отпусков в течение календарного года. Это обязательный документ организации (см. часть вторую ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации; далее – ТК РФ).

Унифицированная форма графика отпусков № Т-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, однако использовать ее в организации не обязательно, поскольку с 01.01.2013 формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. То есть организация может либо самостоятельно разработать соответствующие формы документов, в том числе график отпусков, либо использовать формы, утвержденные Госкомстатом России. Для этого достаточно включить в приказ об учетной политике пункт, разрешающий использовать для создания первичных учетных документов унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

На практике форма № Т-1 – самая распространенная форма графика отпусков, поэтому рассмотрим основные аспекты подготовки и заполнения графика на ее примере.

РАБОТА НАД ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ

Работа над подготовкой графика отпусков начинается после того, как руководитель организации издал соответствующий приказ, в котором назначил ответственного за подготовку документа и обозначил срок выполнения этой работы.

Процедуру, сроки составления, правила оформления, согласования и утверждения целесообразно прописать в локальном нормативном акте, например, в инструкции по кадровому делопроизводству.

Чтобы быстро спланировать отпуска работников организации и вовремя подготовить документ с графиком отпусков для утверждения, следуйте шагам, приведенным в алгоритме (Схема).

Подробно рассмотрим все шаги алгоритма.

Шаг 1: определите, кого не включать в график отпусков

Руководствуйтесь общим количеством числящихся в организации работников, которым следует предоставить отпуск в наступающем году. Включайте в график отпусков работников, которым положены ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска. К ним также относятся:

– работники, занятые по совместительству;

– работники, принятые по срочным трудовым договорам;

– работники, которые в наступающем году выйдут на работу из длительного отпуска (например, из отпуска по уходу за ребенком).

Шаг 2: определите, чей отпуск превышает стандартную продолжительность основного оплачиваемого отпуска

Согласно части первой ст. 115 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Однако ТК РФ и некоторые федеральные законы устанавливают категории работников, которым положен удлиненный основной оплачиваемый отпуск, продолжительность которого дольше, чем 28 дней (Таблица 1).

Кроме этого, удлиненные отпуска положены докторам и кандидатам наук, государственным гражданским служащим, муниципальным служащим, судьям, сотрудникам органов внутренних дел, прокурорам, сотрудникам Следственного комитета Российской Федерации, сотрудникам таможенных органов, спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб и профессиональных аварийно-спасательных формирований и т.д.

Шаг 3: определите, кто имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск

В некоторых случаях работникам положен не только основной оплачиваемый отпуск, но и дополнительный оплачиваемый отпуск (Таблица 2).

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются и иным лицам в случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Например, государственным гражданским служащим, муниципальным служащим, судьям, сотрудникам органов внутренних дел, прокурорам, сотрудникам Следственного комитета Российской Федерации, сотрудникам таможенных органов, спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб и профессиональных аварийно-спасательных формирований и т.д.

Н.В. Сенаторова, корпоративный юрист

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2019.

Особенности составления графика отпусков на 2021 год

Не позднее 17 декабря работодатели должны составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2021 год. Срок установлен и сдвигать его из-за выходных не будут. Подробную инструкцию, пример и образец заполнения графика отпусков на 2021 год вместе с приказом о его утверждении читайте в статье.

Порядок действий

Составьте график по каждой структурной единице. Для этого узнайте, когда работники намерены пойти в отпуск в будущем году, например посредством опросных листов.

После сведите данные в единую базу (обычно этим занимается кадровая служба). До официального утверждения графика сводная таблица с датами представляет собой только проект. До утверждения графика необходимо представить проект первичной профсоюзной организации ( ст. 372 ТК РФ ), если в организации действует профсоюз.

Для этого выделяется время:

— 5 рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза;

— 3 дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).

График составляется в свободной форме или по унифицированной форме № Т-7 .

Помните, что отпуск можно разбить на части, но хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 дней.

Сроки для составления графика отпусков на 2021 год

Последний срок для утверждения графика отпусков законодательно установлен в статье 123 ТК РФ , а именно не позднее чем за две недели до нового года (17 декабря 2020 года – последний день для утверждения).

За нарушение грозит административная ответственность (со. 5.27 КоАП РФ ):

  • для должностного лица предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для компаний – от 30 000 до 50 000 руб.

Устанавливать вид наказания будет трудовая инспекция.

Форма графика отпусков на 2021 год

По графику формируют сведения о датах выплаты отпускных. Поэтому в документе должны быть все обязательные реквизиты первичной документации из ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте». Дата создания и подпись руководителя являются обязательными элементами.

Организация может самостоятельно разработать шаблон. Или можно применять унифицированные бланки. Создавать документ можно в бумажном или электронном виде, подписанном ЭЦП с учётом ФЗ «Об электронной подписи».

Форма графика определяет, нужно ли издавать приказ об утверждении графика отпусков или нет. В форме № Т-7 предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно.

Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для внесения изменений в такой график отпусков понадобится соответствующий приказ.

Составление графика отпусков на 2021 год

В бланке графика отпусков на 2021 год отразите следующие сведения:

  • наименование отдела или иного подразделения;
  • должность в соответствии со штатным расписанием, фамилию, имя и отчество;
  • действующий табельный номер.

Дополнительно указываются такие элементы отпуска, как:

  • продолжительность;
  • начальная дата отдыха с подразделением на запланированную и фактическую;
  • основание для изменения плановых сроков;
  • предполагаемая дат и примечание.

Фактическую продолжительность перед согласованием не отображают, её заполняют после выхода сотрудника на работу.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при её отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации.

Оформляем по всем правилам график отпусков на 2021 год

Обычно работодатели стремятся ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. Для этого просят ставить подпись в поле «Примечание» или прикладывают лист ознакомления. Однако в настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

  1. Закон не содержит прямого требования знакомить под подпись сотрудников. График отпусков не является локальным актом. График отпусков является организационно-распорядительным документом. Известить о предстоящем отпуске по графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала ( ч. 3 ст. 123 ТК РФ ).
  2. График отпусков подпадает под статью 8 ТК РФ . То есть это локальный акт организации. С документами, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель обязан знакомить его под подпись. К ним также относят график отпусков ( ст. 22 ТК РФ ).

Как в графике отпусков учесть праздники 2021 года?

Сотрудники часто присоединяют отпуск к праздникам. В таком случае праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются ( ст. 120 ТК РФ ). Еженедельные выходные дни входят в период ежегодного отдыха ( ст. 115 ТК РФ ).

К примеру, если указать в графике продолжительность отпуска в восемнадцать дней с 1 января, то десять праздничных дней с 1 по 10 января в период отпуска не войдут. Лучше укажите начало отпуска с 11 января, но предварительно согласуйте это с работником.

Как соблюдать очерёдность отдыха в графике отпусков на 2021 год?

Есть работники, которые имеют право на отпуск в удобное для них время вне очереди. Даже если есть график отпусков, они не обязаны ему подчиняться.

Если в компании есть такие работники, в первую очередь согласуйте время отпуска с ними и укажите его в графике. А потом уже расставьте периоды отпуска по остальным сотрудникам. Это снизит вероятность переносов в течение года и сбои в рабочем графике.

Кто вправе брать отпуск в любое время

  1. Несовершеннолетние ( ст. 267 ТК РФ ).
  2. Женщины непосредственно перед отпуском по беременности и родам или сразу после него ( ст. 260 ТК РФ ).
  3. Женщины по окончании отпуска по уходу за ребёнком ( ст. 260 ТК РФ ).
  4. Мужья в период, когда их жены находятся в декрете ( ч. 4 ст. 123 ТК РФ ).
  5. Почётные доноры РФ ( п. 1 ч. 1 ст. 23 ФЗ от 20.07. 2012 № 125-ФЗ ).
  6. Жёны и мужья военных во время отпуска супруга ( п. 11 ст. 11 ФЗ от 27.05. 1998 № 76-ФЗ ).
  7. Многодетные родители, у которых не менее трёх детей младше 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ ).
  8. Один из родителей, попечителей или опекунов ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет ( ст. 262.1 ТК РФ ).
  9. Один из родителей, опекунов, попечителей, который работает в районах Крайнего Севера или в аналогичной по статусу местности и ему нужно сопровождать ребёнка при поступлении в учебное заведение ( ч. 5 ст. 322 ТК РФ ).
  10. Сотрудники, которых до этого отозвали из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
  11. Сотрудники, которые пострадали от чернобыльской катастрофы ( п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 ).

Как вносить исправления в график отпусков

Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в документ. Компания может отражать новые сведения, например при найме работника.

Если сотруднику придётся уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату, вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон. Рекомендуется закрепить его письменно.

При этом следует иметь в виду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подаёт заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Также основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.

Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.

2021 год: график отпусков

Какую информацию он содержит и по какой форме должен быть составлен?

Должен ли работодатель учитывать мнение профсоюза?

В какой срок график должен быть составлен?

Какие штрафы грозят за несоблюдение срока составления графика отпусков?

График отпусков как документ
Что такое график отпусков и какую информацию он содержит

График отпусков составляется и оформляется в соответствии со ст. 123 ТК РФ менеджером по персоналу. В ТК РФ сказано, что график должен быть составлен как для работников, так и для работодателя.

В графике содержится основная информация о лицах, которым предоставляется график: ФИО, табельный номер, структурное подразделение, количество дней и запланированные даты отпуска.

Кто составляет график и кто его утверждает

Заполнять график отпусков должны менеджер по персоналу. Информацию предоставляют руководители структурных подразделений на основе пожеланий работников и приоритетности. Утверждает документ работодатель.

Унифицированная или самостоятельно разработанная форма

Унифицированная форма N Т-7 «График отпусков» утверждена постановлением Госкомстата РФ 2004 г. № 1.

На базе формы N Т-7 может быть разработана индивидуальная форма. Она должна включать в себя основные графы:

сведения о сотрудниках;

информация о запланированных отпусках и о фактических датах отпуска;

информация о переносе отпуска с указанием документа-основания;

поле для подписи руководителя.

В график отпусков могут быть добавлены графы с дополнительной информацией, но это должно быть обязательно задокументировано.

Нужно ли учитывать мнение профсоюза

Да, мнение профсоюзной организации должно учитываться. В графике отпусков для этого есть специальная графа «Мнение выборного профсоюзного органа». В ней нужно указать дату и номер согласования.

Должны ли индивидуальные предприниматели составлять график отпусков

Индивидуальные предприниматели могут не составлять график отпусков. Работник и работодатель самостоятельно договариваются как о режиме работы, так и о порядке предоставления отпусков.

Если же сотрудников у индивидуального предпринимателя несколько, график отпусков всё же лучше составлять, чтобы избежать путаницы. Оговорённый и составленный график позволит выявить приоритетность при возникновении ситуации, когда в одно время в отпуск хотят выйти несколько человек.

Срок составления графика отпусков

График отпусков — это ежегодный документ, т.е. составляется он один раз в год. Он должен быть составлен и утверждён не позднее, чем за две недели до будущего года. То есть работник должен быть извещён под подпись не позднее 16 декабря. Составить и утвердить график отпусков можно и раньше, это не запрещено законом и позволит избежать срыв срока и штраф.

Кто должен быть включён в график отпусков

Получить оплачиваемый отпуск могут сотрудники, проработавшие в организации не менее полугода. Каждый из них должен быть вовремя извещён и внесён в график отпусков. Сотрудники, которые работают по гражданско-правовому договору, не должны включаться в документ.

Работники, которые написали заявление об увольнении, также должны быть внесены в график. Это связано с тем, что сотрудник может отозвать своё заявление в любой момент.

Сотрудникам, которые работают по совместительству, отпуск должен выдаваться одновременно с отпуском на основной работе. Если отпуск на основном месте работы больше, то по просьбе сотрудника ему должен быть предоставлены дополнительные дни отпуска без сохранения зарплаты. Для этого сотрудник должен предоставить выписку из графика отпусков с основной работы.

План составления графика отпусков

График отпусков составляется в несколько этапов:

Сбор информации о пожеланиях сотрудников. Его можно выполнить разными способами:

1. Через руководителей структурных подразделений. Руководители самостоятельно собирают предпочтения сотрудников, желательно в письменном виде. Затем информация с разных структурных подразделений объединяется в одном документе менеджером по персоналу.

2. Через информирование по электронной почте. Работодатель присылает бланк графика по электронной почте всем работником. Сотрудники самостоятельно его заполняют и отсылают обратно. На его основе составляется полный график отпусков.

Выявление привилегий сотрудников. На этом этапе должны быть определена очерёдность предоставлений отпусков на основе приоритетов. Отдельным категориям граждан оплачиваемый отпуск может быть выдан в любое время. Такие, например, прописаны в ст. 262.1 и 262.2 ТК РФ.

Составление графика отпусков. На основе информации о пожеланиях сотрудников и приоритетности HR-менеджер заполняет график отпусков.

В график отпусков можно внести изменения. Причиной для изменений может служить, например, болезнь сотрудника, из-за которой он захочет перенести часть отпуска. По этой причине графу «фактическая дата отпуска» лучше заполнять после того, как сотрудник вышел на работу.

Внести изменения можно даже после того, как «фактическая дата отпуска» была заполнена. Если сотрудник вышел в отпуск не по графику отпусков, то запись нужно зачеркнуть. После этого нужно внести новую запись с пометкой «исправленному верить», указав должность и оставив подпись.

Штрафы

График, утверждённый после 16 декабря, считается нарушением в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы назначаются при нарушении срока составление графика:

на должностных лиц — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;

на индивидуальных предпринимателей — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;

на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 50 тысяч до 70 тысяч рублей.

Должностные лица могут вместо штрафа получить предупреждение, а при повторном нарушении — дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет.

Если график отпусков не был утверждён и после срока, то штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей грозит всем.

Читайте также  Региональный материнский капитал: на что можно
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector