Срок хранения документов в 2019 году: таблица, новые

Срок хранения документов в 2019 году: таблица, новые

Срок хранения документов в организации в 2019 году: таблица

Сроки хранения документа — необходимая деталь при их ведении, ведь это важнейший критерий, по которому можно оценить их значимость. По этой причине сразу несколько министерств внесли необходимые правила. На этот момент стоит обратить внимание, потому что некоторые положения из приказов разных министерств противоречат друг другу, поэтому здесь нужно не ошибиться и не запутаться в нюансах. Каковы сроки хранения кадровых документов в организации в 2019 году расскажет таблица, которую можно скачать в статье.

Законодательная база

За разъяснениями сначала следует обратиться к закону «О бухгалтерском учёте» — с ним можно ознакомиться по этой ссылке, а после к перечню из этого приказа Министерства Культуры. Первый поясняет, что все документы бухучёта хранятся от 5 лет, но не сообщает о том, есть ли зависимость типа информации. Там же идёт указание на приказ Министерства культуры, где сроки хранения зависят от вида данных внутри документа.

Положения обоих приказов распространяются как на бумажные, так и электронные носители. Период хранения документа начинается не с того года, когда он в последний раз использовался, а со следующего.

Если в разных актах законодательства написаны различные сроки, то ориентироваться нужно на тот, что дольше, чтобы перестраховаться и избежать проблем с проверяющими органами.

Подробнее о сроках хранения для основных документов

Документы, с точки зрения, срока их хранения можно поделить на следующие группы:

  1. Временные, хранящиеся до 10 лет.
  2. Долгосрочные — от 10 лет.
  3. Постоянные — от 75 лет.

Бумаги, ценность которых определили для долгосрочного хранения, передаются после 2 лет содержания у владельца в специальный архив. Но перед этим они проходят экспертный анализ, цели которого таковы:

  1. Утверждение срока содержания.
  2. Сортировка документов на допустимые к уничтожению и нет.
  3. Определение срока хранения документов, которые могут понадобиться, но не имеют большой ценности.
  4. Обозначение, для какой сферы документ окажется полезен.

После экспертизы обычно подводится итог, в котором вся документация поделена на 12 разделов, где в каждом есть особые правила хранения документов. Интерес вызывают разделы 1 и 4.

Раздел 1

Он поясняет учёт кадровой документации. Хранение необходимо для оригиналов и копий, а сроки могут быть самыми разнообразными:

  • 1 год
  1. Все графики, табеля, списки и журналы с учетом рабочего времени.
  2. Информация о предоставлении отпусков и их даты.
  3. Столько же длится хранение материалов о лицах, не принятых на работу.
  • 3 года
  1. Сведения о правилах поведения на рабочем месте и распорядке дня.
  2. Все данные о деятельности каждого отдельного сотрудника, особенно о занимаемых ими должностях и стаже. Документы, созданные до 2003 для личного состава, хранятся больше — 50 лет, созданные после 2003 — 75 лет.
  • 5 лет
  1. Отчеты и журналы о технике безопасности.
  2. Данные об оценках и улучшениях условий труда, медицинских осмотрах, обеспечении безопасности работников, системе управления охраной труда.
  3. Графики командировок.
  • 50 и 75 лет
  1. До востребования хранятся все трудовые книжки и прочие документы сотрудников.
  • Всё время
  1. Личные дела руководства компании.
  2. Коллективные договоры.

Раздел 4

Особые сроки хранения касаются и документации из бухгалтерии. Более того, здесь также важны условия сохранения, потому что большая часть бумаг переводится в хранилища:

  1. Учетные регистры, вся первичка, отчеты после обработки отправляются на хранение в изолированные хранилища.
  2. Для бланков строгой отчетности будут нужны сейфы с большей защитой — шкафы, из металла.

Ответственность за хранение несёт сотрудник, назначенный главным бухгалтером, даже если официально в компании нет такой должности. Он будет также следить за тем, чтобы изъятие и уничтожение документов происходило по всем правилам, описанным в законодательстве.

Если бухгалтерские документы, которые подлежат хранению, тем более долгому, будут утеряны, испорчены или украдены, то главный бухгалтер обязан сообщить об этом руководству, а те, в свою очередь, в полицию.

Хранение базовых документов бухгалтерского учета зависит от их вида:

  • Все бланки и первичные документы – от 3 лет.
  • Данные о финансовых операциях, особенно кассовая документация – 5 лет. Счета-фактуры хранятся минимум в течение 4 лет.
  • При отсутствии лицевого счета все платежные ведомости хранятся 75 лет.

Изъятие или уничтожение документов допустимо только после налоговой проверки в периоде, когда у них истёк срок хранения. Решение о дальнейшей судьбе данных принимает не руководство компании, а специальная комиссия. Она и занимается размещением документов в архивах.

Особые правила

Существуют и более развёрнутые данные о хранении, которые необходимы для специфической документации:

  • Все приказы, сводки, доклады, распоряжения и прочая подобная документация подразделяются на три вида:
  1. Связанные с основной деятельностью компании хранятся постоянно или пока необходимы, если они присланы для справки.
  2. О личном составе – 75 лет, но в это же время о командировках внутри страны, отпусках, дежурствах и т. д. – 5 лет.
  3. Столько же, то есть 5 лет, хранятся данные обо всех административно-хозяйственных распоряжениях.
  • Отчеты и балансы из бухгалтерии, а также приложения и пояснительные записки к ним:
  1. Сдающиеся ежеквартально – 5 лет, но если нет годовых – постоянно. Столько же лет хранится переписка о балансах и отчетах, а также свидетельства о постановке на учет в налоговой.
  2. 12 месяцев необходимо для хранения отчетов, подающихся каждый месяц. Если нет квартальных отчетов, то они хранятся постоянно.
  3. Все остальные документы, в числе которых годовые отчеты, ликвидационные и прочие балансы, аналитические таблицы, отчеты о выплатах на страховые нужды – хранятся постоянно.
  4. Протоколы об утверждении балансов хранятся постоянно, но квартальные – всего 5 лет.
  • Налоговые отчеты:
  1. Постоянно хранятся только годовые отчеты или квартальные, если годовых нет.
  2. Месячные на хранении 12 месяцев, но если нет квартальных – 5 лет.
  3. 5 лет также хранится основная часть всей подобной документации – отчеты о перечислении необходимых налогов, льготах, освобождениях от уплаты взносов, подтверждения зачислений налогов в бюджетные и внебюджетные фонды, а также данные о задолженностях.
  4. Решение о продолжительности хранения подобных документов принимает комиссия.
  • Информация о сметах расходов:
  1. Годовые и сводные хранятся всё время.
  2. Квартальные – 5 лет, но если годовых нет – постоянно.
  • Сведения отдела кадров особенно важны для любой организации, поэтому решение об их хранении принимает специальная комиссия. Но есть минимальные сроки годности:
  1. Сведения о премировании, зарплатные ведомости, данные о пособиях и выплатах налогов за сотрудников, об их общем доходе, отпусках и больничных хранятся 5 лет.
  2. Информация о лицевых счетах работников хранится 75 лет.
  • Документы о ведении производства:
  1. 5 лет после истечения срока хранятся – бухгалтерский учет, данные о ревизиях, описи, инвентаризации и проверках кассы, главная книга, финансовая документация, подтверждающая какие-либо выплаты, договоры о расчетах между фирмами, переписки, сведения о хищении средств, перерасходах, недосдачах и долгах по кредитам, гарантийные письма и т. д.
  2. Данные о стоимости имущества компании и операциях с векселями хранятся всё время.

Последним пунктом будут книги учета. В них могут содержаться сведения о ценных бумагах, счетах и платёжных поручениях, реестр хозяйственного имущества, продажи товаров и услуг с НДС и без, доверенностях, основных средствах компании и т. д. Все подобные документы находятся на хранении минимум 5 лет с последней ревизии.

Если перечень информации будет удобнее в виде таблицы, то такую можно скачать по ссылке.

Ответственность

Правонарушение, связанное с неправильным учетом документов, является административным и рассматривается в гражданском суде. Обычно архивное законодательство опирается на:

    хранения, установленные Министерством Культуры. Новее, чем от 2007, документа нет.
  • Статьи 13.20 и 13.25 КоАП.

Среди основных мер наказания – предупреждения и штрафы. Последние чаще всего минимальные, если дела касается архивов государственных учреждений. К юридическим лицам правила строже – штраф составляет до 300 000 рублей.

Хранение документов — необходимая мера, чтобы у любой организации всегда был к ней доступ. Поэтому важно правильно соблюдать условия и сроки, строго следуя существующему законодательству.

Новые сроки хранения документов: таблица

Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.

Срок хранения документов в организации в 2020-2021 гг.

Согласно ст. 17 закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.

Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов с 18.02.2020 г. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 от 06.12.2011 и иными нормативными документами.

Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.

Приведем актуальные сроки хранения для ряда основных документов, образующихся в процессе деятельности предприятий.

Сроки хранения бухгалтерских документов – таблица

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Новые сроки хранения бухгалтерских документов. Таблица 1

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухучета

Минимум 5 лет после года, в котором они в последний раз применялись для составления бухотчетности

Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29

Регистры бухучета (главная книга, журналы/ордера, оборотные ведомости, реестры, карточки, журналы операций и т.д.)

5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года

Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 276

Бухотчетность (балансы, ОФР, отчеты о целевом использовании, приложения к ним) и аудиторские заключения по ней

Промежуточная – 5 лет (постоянно — при отсутствии годовой отчетности)

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286

«Первичка» и связанные с ней оправдательные документы (кассовые, банковские документы, акты приема-сдачи и, списания имущества, материалов, авансовые отчеты, накладные, переписка)

5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года

Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 277

При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда:

50/75 лет (75 лет — законченные делопроизводством до 01.01.2003; 50 лет – после 01.01.2003)

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 553

Документы о получении зарплаты, матпомощи, гонораров, пособий и др. (платежные ведомости, расчетные листы)

При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298

Документы о выплате пособий, больничных, матпомощи (заявления, списки работников, заключения, выписки из протоколов, переписка)

Документы об инвентаризации активов и обязательств

5 лет при условии проведения ревизии

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА

5 лет после выбытия ОС и НМА

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 323

Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приемки работ, услуг

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301

Документы к договорам, соглашениям, контрактам

Учредительные договоры организации

Документы по проводимым валютным операциям в РФ

Минимум 3 года со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

Закон № 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24

Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов

Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.

Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами

НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24

Налоговые декларации, расчеты по всем налогам

Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317

Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные)

Минимум 4 года с даты последней записи

Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13

Книги покупок/продаж (бумажные и электронные)

Минимум 4 года с даты последней записи

Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22

Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312

Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль)

В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет

НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283

Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль)

В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков

Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН)

В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов

Расчеты по страховым взносам

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309

Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты

Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении

Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом

Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3

Кадры: сроки хранения документов 2021 — таблица

Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.

Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.

Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3

Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения

Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1

Личные дела, личные карточки руководителей и работников

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445

Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним

Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454

Документы об обработке персональных данных

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441

Согласие на обработку персональных данных

3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное)

Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения)

До востребования работниками

Невостребованные документы хранятся 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453

Отчеты о командировках

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452

Больничные листы и журналы их регистрации

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619

Приказы, распоряжения и документы к ним

По основной деятельности – постоянно

По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19

Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним

50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты

5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434

Должностные инструкции (регламенты)

Типовые – 3 года после замены новыми

Инструкции работников – 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443

Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев

Правила внутреннего трудового распорядка

1 год после замены новыми

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386

Новые штрафы за нарушение правил хранения документации

С 26 октября 2020 г. вступают поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Закон № 341-ФЗ от 15.10.2020 существенно ужесточил наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2020 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:

  • для граждан 1 – 3 тыс. руб. (или предупреждение);
  • для должностных лиц – 3 – 5 тыс. руб.;
  • для организации – 5 – 10 тыс. руб.

Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юрлиц санкция не была предусмотрена вовсе.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Новые сроки хранения документов в 2020 году: переходим на новый Перечень

С 18 февраля 2020 года в России изменились сроки хранения управленческих документов организаций.

Вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Ранее (6 февраля 2020 года) новый Перечень № 57449 зарегистрировал Минюст.

Что изменилось с 2020 года

Изменения отразились на номенклатуре дел и документообороте госорганов, бюджетных и коммерческих организаций (Таблица 1).

Таблица 1: Изменения в сроках хранения документов до и после введения Перечня 2019.

Вид документа

Срок хранения по-старому (18.02.2020)

Срок хранения по-новому (после 18.02.2020)

Базы данных отпусков, журналы, книги и карточки учёта

Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов

Документы о дисциплинарных взысканиях

Реестры сведений о доходах физлиц

Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда

Заявки о потребности в иностранцах

Переписка с налоговиками, которая касается расхождений в расчетах по налогам

Образцы подписи материально ответственного лица

Не менее 5 лет. Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения.

5 лет. Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении

Учитывать изменения нужно и при кадровом документообороте. Личные карточки сотрудников, трудовые договоры, документы о приёме, переводе и увольнении с работы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, теперь следует хранить 75 лет. А документы, законченные делопроизводством, позднее указанного срока – 50 лет.

Отдельные кадровые документы получили индивидуальный срок хранения:

  • журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет;
  • предупреждения, уведомления работников — 3 года;
  • заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии — 1 год.

О сроках и порядке внесения изменений

Внести все изменения нужно до момента сдачи итоговых записей номенклатур структурных подразделений в службу делопроизводства. То есть, до конца 2020 года.

Обозначить дату перехода должен руководитель организации. Предварительно издав соответствующий указ или распоряжение.

Читайте также  Как разделить земельный участок на два участка между

В конце года останется только заполнить сводную номенклатуру. Внести сведения о количестве дел временного и постоянного хранения, а также дела с отметкой «ЭПК».

Как быть с номенклатурой дел текущего года

Номенклатуры дел на 2020 год (до 18.02.2020) также стоит переделать. Однако полной разработки новой номенклатуры не потребуется. Достаточно внести отдельные правки, сверившись с новым Перечнем. Сделать это можно до конца текущего года.

Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция

В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.

  1. Сравните Перечень 2019 г. с перечнем 2010. Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
  2. Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2020 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2021 год.
  3. Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.

Для удобства утверждённую номенклатуру дел можно поделить на разделы и передать каждый из них в соответствующее структурное подразделение организации.

Утверждены новые сроки хранения архивных документов

Утверждены новые сроки хранения архивных документов

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 утверждена Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 [1] (далее – Перечень, Инструкция). Инструкция [2] предназначена для использования в практике работы делопроизводственных и архивных служб не только государственных органов, органов местного самоуправления, но и организаций. Рассмотрим основные положения данного документа.

Кратко о Перечне.

В соответствии с п. 2.1, 2.2 Инструкции Перечень является нормативным правовым актом, устанавливающим сроки хранения типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, на основе требований действующего законодательства, иных нормативных правовых актов с учетом практических задач хранения документов и их исторической ценности. Он включает виды документов, образующихся при документировании однотипных (общих для большинства организаций) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Таким образом, и сам Перечень, и Инструкция являются обязательными документами, используемыми в работе автономных учреждений.

Структура Перечня.

Перечень содержит 12 разделов (п. 3.1 Инструкции).

Документы, включенные в раздел

Первый раздел «Организация системы управления»

Содержит документы, отражающие нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительную деятельность, документы по организационным основам управления, включая создание (ликвидацию) организаций, организацию их деятельности, управление и распоряжение имуществом, осуществление функции контроля, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов, а также документы по внедрению информационных технологий

Второй раздел «Планирование деятельности»

Включает документы, отражающие вопросы прогнозирования, перспективного и текущего планирования и отчетности о выполнении планов, ценообразования, а также документы, образующиеся в деятельности организации при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд, закупок отдельными видами юридических лиц; документы, необходимые для получения грантов

Третий раздел «Финансирование, кредитование деятельности»

В данном разделе приведены документы по формированию бюджетов, о разработке и изменении финансовых планов, о финансовом обеспечении всех направлений деятельности организации, финансовой отчетности; документы по кредитам и задолженностям организации

Четвертый раздел «Учет и отчетность»

Раздел включает документы по бухгалтерскому, статистическому учету и отчетности, учету оплаты труда, документы по налогообложению, а также по учету имущества

Пятый раздел «Международное сотрудничество»

В разделе приведены документы об организации и осуществлении сотрудничества в различных сферах деятельности, об участии в работе международных организаций (объединений)

Шестой раздел «Информационная деятельность»

Раздел содержит документы об информационной деятельности, об участии в выставках, ярмарках, презентациях

Седьмой раздел «Трудовые отношения»

Сюда входят документы об организации труда и служебной деятельности, нормировании труда, тарификации, оплате труда, а также документы по улучшению условий и охране труда

Восьмой раздел «Кадровое обеспечение»

Данный раздел объединяет документы по приему, переводу на другую работу (перемещению), увольнению работников, кадровому учету, противодействию коррупции, аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, независимой оценке квалификации, награждению

Девятый раздел «Материально-техническое обеспечение деятельности»

В разделе сконцентрированы документы, образующиеся в ходе обеспечения организации необходимыми материалами (сырьем), оборудованием и другой продукцией, а также в работе по организации хранения материальных ценностей

Десятый раздел «Административно-хозяйственное обеспечение деятельности»

В разделе приведены документы по административному и хозяйственному обслуживанию организации: эксплуатации зданий, строений, сооружений, транспортному обслуживанию, информационно-телекоммуникационному обеспечению

Одиннадцатый раздел «Обеспечение режима безопасности организаций, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций»

Здесь содержатся документы по организации охраны, пропускного режима, организации антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организации гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций

Двенадцатый раздел «Социаль-но-бытовые вопросы»

Раздел включает документы по социальному страхованию, социальной защите, обеспечению жильем и коммунальным услугам

Отдельные разделы Перечня имеют подразделы, позволяющие дополнительно систематизировать статьи внутри разделов. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены, как правило, по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности. В ряде случаев используется тематический принцип систематизации документов внутри разделов (подразделов) (п. 3.2 Инструкции).

Например, раздел 4 «Учет и отчетность» включает подразделы:

  • 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность»;
  • 4.2 «Учет оплаты труда»;
  • 4.3 «Налогообложение»;
  • 4.4 «Учет имущества»;
  • 4.5 «Статистический учет и отчетность».

Далее Перечень содержит 4 графы (п. 3.3 Инструкции):

  • в первой – указаны номера статей (статьям присвоена единая сквозная нумерация);
  • во второй – приведены наименования видов документов;
  • в третьей – отражены сроки хранения документов;
  • в четвертой – приведены примечания к статьям (при наличии). Они комментируют и уточняют сроки хранения документов и порядок их исчисления.

Например, бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним) (статья 268 Перечня) имеет следующие сроки хранения:

а) годовая – постоянно;

б) промежуточная – 5 лет (при отсутствии годовых форм – постоянно).

Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) (статья 276 Перечня) должны храниться 5 лет (при условии проведения проверки).

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) (статья 277 Перечня) – 5 лет (при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу).

Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица (статья 279 Перечня) – 5 лет (после увольнения (смены) материально ответственного лица).

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг (статья 301 Перечня) – подлежат хранению 50/75 лет. Аналогичные требования по срокам хранения установлены к лицевым счетам работников, карточкам-справкам по заработной плате (см. статью 296 Перечня).

Что касается налоговых документов, срок их хранения, как правило, 5 лет. Например, налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов (статья 310 Перечня), счета-фактуры (статья 317 Перечня). Однако расчеты по страховым взносам как годовые, так и квартальные должны храниться 50/75 лет (см. статью Перечня).

Сроки хранения.

В соответствии с п. 4.1 Инструкции сроки хранение архивных документов (независимо от места их хранения) исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Исходя из п. 4.3 Инструкции сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению.

Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

В соответствии с п. 4.4 Инструкции срок хранения «Постоянно», установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда РФ и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях:

  • 15 лет – для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ (в том числе органов Прокуратуры РФ, ЦИК РФ, Счетной палаты РФ, ЦБ РФ, а также для документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций;
  • 10 лет – для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ;
  • 5 лет – для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее (п. 4.8 Инструкции):

  • срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003, составляет 75 лет;
  • срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 01.01.2003, составляет 50 лет;
  • по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;
  • документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается (п. 4.10 Инструкции).

В заключение отметим, что учреждения вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями (п. 4.11 Инструкции).

Перечень должен использоваться организациями при разработке индивидуальных номенклатур дел. Для этого применяются приведенный в Перечне видовой состав документов и установленные Перечнем сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня. При наличии других перечней, типовых или примерных номенклатур дел дается ссылка на соответствующий перечень (номенклатуру). При передаче документов на хранение в государственные, муниципальные архивы должны передаваться, как правило, документы в виде подлинников. При их отсутствии могут приниматься заверенные копии.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector