Запрос на предоставление документов: образец

Запрос на предоставление документов: образец

Заявление о выдаче копий документов

Работа с документами в юридической сфере является крайне важной и занимает массу времени. Немаловажную роль играют и копии документов. Существует множество случаев, когда таковые могут потребоваться. Например, копии документов отправляются в одном пакете с исковым заявлением, что необходимо суду для рассмотрения требования по существу. Копия документа может быть двух видов. Заверенная органом ее выдавшем и простая. Заверение копии документа необходимо в случаях, когда ей нужно придать особую юридическую силу. Так, если простая копия может стать объектом подделки, то заверенная копия гарантирует свою достоверность. Заверение копии обычно осуществляется специально уполномоченным на то органом. Так, в юридическом лице данная функция принадлежит органу его управления.

Для чего нужно заявление?

Заявление о выдачи копии документов — это специфическая разновидность заявлений. Оно требуется в случаях, когда для определенной ситуации юридического характера истребуются образцы документации. Заявлением можно запросить только заверенные копии, так как простые можно получить без специального запроса, что объясняется отсутствием их какой-либо правовой действенности. Заявление может направляться в органы государственной власти, органы местного самоуправления (муниципальной власти), в правоохранительные органы, органы управления юридическими лицами.

Как правильно составить заявление о выдаче копий документов

Данный вид заявления особо не отличается от иных, но в то же время имеет некоторые характерные только ему черты. Так, составление заявлений можно разделить на три последовательных этапа.

Первый шаг заключается в указании органа, должностного лица, которому направляется истребование. Здесь необходимо в точном соответствии указать всю реквизитную информацию. В противном случае в выдаче копий будет отказано. Также, необходимо зафиксировать, свои данные, так как перед тем как выдать копии, адресат заявления должен проверить всю информацию и принять решение, за которое потом он несет полную ответственность.

Второй этап состоит в оформлении основной части заявления. Здесь крайне важно четко и структурировано обозначить свои намерения. Не нужно расписывать причину, которая побудила вас написать данный документ. Главное — отразить точный перечень копий документов, которые вам необходимы. Если есть сомнения по поводу наименования того или иного документа, то следует уточнить информацию, так как адресат не будет разбираться в том, что вы имели в виду, последует простой отказ.

Третий этап состоит в подписании заявления. Необходимо четко указать свою должность для того, чтобы получатель заявления знал, с кем он имеет дело. Важное значение имеет дата составления. Зачастую срок исполнения требования исчисляется именно от нее.

Итак, после составления заявления о выдаче копий документов Вы направляете его адресату. Если возникают какие-то трудности, сложности, то следует обратиться к специалистам нашей компании, которые помогут вам в правильном и грамотном оформлении заявления.

Адвокатский запрос по форме Минюста

Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2016 № 288 утверждены требования к форме, порядку оформления и направления адвокатского запроса в соответствии со статьей 6.1 Федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации». Приказом Минюста РФ от 30.11.2020 № 295 на основании решения Верховного Суда Российской Федерации от 24.05.2017 N АКПИ17-103 внесены изменения в требования к форме, порядку оформления и направления адвокатского запроса.

Адвокатский запрос оформляется как на бумажном носителе, так и в электронной форме, образец которого утвержден Приказом. Запрос может быть выполнен от руки, посредством электронных печатающих устройств, машинописным способом. Если запрос оформляется в электронной форме он должен быть удостоверен квалифицированной электронной подписью. Адвокат вправе приложить к адвокатскому запросу любые документы или их заверенные копии.

Скачать Образец (бланк) адвокатского запроса

В адвокатском запросе в обязательном порядке должно содержаться:

  • полное или сокращенное наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения, организации, куда направляется запрос;
  • почтовый адрес запрашиваемого органа, объединения, организации;
  • фамилия, имя, отчество адвоката;
  • регистрационный номер адвоката в реестре адвокатов субъекта РФ;
  • реквизиты соглашения об оказании юридической помощи, либо ордера, либо доверенности;
  • полное или сокращенное наименование адвокатского образования, в котором адвокат осуществляет свою деятельность;
  • почтовый адрес адвоката; адрес электронной почты и номер телефона/факса адвоката;
  • наименование документа – «Адвокатский запрос»;
  • регистрационный номер адвокатского запроса в журнале регистрации адвокатских запросов;
  • указание в преамбуле запроса нормы Федерального закона, в соответствии с которой направляется адвокатский запрос;
  • Ф.И.О. физического лица (в случае согласия его на указание этих данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о персональных данных) или полное (сокращенное) наименование юридического лица, в чьих интересах действует адвокат. Процессуальное положение лица, в чьих интересах действует адвокат, номер дела;
  • указание на запрашиваемые сведения, в том числе содержащиеся в справках, характеристиках и иных документах;
  • указание на способ передачи запрашиваемых сведений;
  • перечень прилагаемых к адвокатскому запросу документов (при наличии);
  • дата регистрации адвокатского запроса;
  • подпись адвоката, направившего запрос, с указанием фамилии и инициалов.

Приказом оговаривается, что адвокатский запрос на бумажном носителе может быть направлен факсом, почтой, передан лично или через представителя. В электронной форме адвокатский запрос может быть направлен в запрашиваемые органы, если у них имеется организационная и техническая возможность для рассмотрения запроса в электронной форме.

Составляем запрос на предоставление документов

Запрос на предоставление документов — это письмо, в котором содержится обращение одной стороны к другой отправить важные бумаги или официальную информацию. Такие письма компании обычно адресуют коммерческим партнерам или государственным органам, чтобы получить недостающие сведения.

В каких ситуациях пишут запрос для получения информации

Нередко предприятиям недостаточно информации, чтобы принять решения для обеспечения конструктивной деятельности. Иногда допустимо запросить ее по телефону. Но устная просьба не имеет юридической силы. Чаще всего организации практикуют официальные письменные запросы, на которые адресат обязан ответить в предусмотренные сроки. В такой бумаге содержится просьба о получении сведений, а иногда и директива.

Обратиться компания вправе к следующим адресатам:

  • коммерческим партнерам, контрагентам за недостающими сведениями, отчетами, документами;
  • к различным организациям, чтобы уточнить данные о бывших работниках;
  • к государственным органам за разъяснениями, документами — в ПФР, налоговую инспекцию, Росстат, Росреестр, ФСС, медицинские учреждения и т.д.

В деловой переписке с коммерческими компаниями обмен сведениями происходит ежедневно. Одна сторона от другой запрашивает самую разную информацию:

  • прейскуранты на товары и услуги;
  • документы или заверенные копии;
  • уточнение условий предстоящих сделок;
  • данные о финансовом состоянии клиента (при кредитовании, например);
  • сведения об ассортименте продукции;
  • о технической характеристике товара;
  • о дате и способах доставки изделий;
  • о скидках и акциях и др.

В госорганы предприятие вправе отправить корреспонденцию с запросом:

  • о получении сведений из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ);
  • о владельцах объектов недвижимости;
  • о людях, дисквалифицированных по постановлению суда;
  • о нормативах и законодательных актах и др.

Кто и в какой форме составляет запрос

Обычно корреспонденцию о получении данных составляют юридические лица в адрес других компаний. Но оформить ее вправе кто угодно: предприниматели, представители госорганов, общественные организации, частные лица. Если речь идет о коммерческих компаниях, то специального сотрудника для оформления таких посланий нет. Это делает как руководитель, так и любой другой компетентный специалист, отвечающий за вопрос, указанный в письме. В любом случае, кто бы ни составил его, придется согласовать с главой компании.

Как и для других корреспонденций и заявлений, в этом случае не установлено единого шаблона. Оформляют обычно на бланке фирмы (где уже указаны все реквизиты организации) или на обычном листе А4. Сейчас предпочтительнее напечатать текст на компьютере, хотя не запрещен и рукописный вариант. Оформить придется в произвольной форме, но по нормам, принятым в делопроизводстве (по нацстандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016). Дополнительно учитывайте правила для официальных посланий — в них обязательно указывают основание для получения сведений. К таковым относятся:

  • нормативные и законодательные акты;
  • постановления судебных инстанций;
  • контракты, заключенные ранее с контрагентами.

Важно соблюдать общепринятую структуру. Обратите внимание, какие пункты содержит бланк запроса:

  • от кого отправляется (наименование компании с реквизитами и контактами);
  • кому адресовано (название компании и Ф.И.О руководителя);
  • дата и место составления;
  • исходящий регистрационный номер;
  • суть вопроса (описывается, какие данные запрашиваются и на каком основании, например, «в связи с договором», «на основании переговоров», «в соответствие с законом» и т.п.;
  • должность и Ф.И.О. ответственного сотрудника;
  • печать (если принято в организации).

Письмо составляют в одном экземпляре и регистрируют в журнале исходящей информации. Если корреспонденция составлена на обычном листе, то необходимо указать коды по КПП, ОКПО, ОГРН, ИНН, почтовый и электронный адрес, номера телефонов и другие контактные данные. В зависимости от ситуации, допустимо указать ссылки на нормативные акты.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какой порядок выдачи копий документов, связанных с работой. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образцы

Вот образец письма в медицинскую организацию о проверке подлинности листка нетрудоспособности.

Образец запроса в медучреждение о проверке подлинности листка нетрудоспособности

При составлении ориентируйтесь на этот бланк:

«___»______________20___г.№___

Просим прислать вас _______________________________________________

А это пример корреспонденции в Федеральную антимонопольную службу с просьбой разъяснить нормативные акты.

Образец запроса о разъяснении законодательства в Федеральную антимонопольную службу

Как отправить запрос о получении документов

Чтобы адресат получил послание оперативно и надежно, озаботьтесь о способе доставки. Есть несколько вариантов отправки:

  1. По электронной почте. Это быстро и удобно, но не всегда надежно, если речь идет об официальных запросах.
  2. По обычной почте с уведомлением о доставке. Это надежно, но подходит для отдельных писем, для массовой рассылки используют предыдущий вариант.
  3. С курьером. Удобен для важных писем конкретному партнеру или госструктурам.
  4. Факс, хоть и несколько устаревший, но еще актуальный в некоторых случаях.

Сколько ждать ответа на письмо-запрос

На послание, предназначенное для запроса информации, предполагается ответ. Сколько его ждать, зависит от того, кому отправили корреспонденцию. Законодательство не устанавливает четких сроков для отклика на коммерческие переписки. При операциях с контрагентами ориентируйтесь на пункты договора, в котором обычно указано, за сколько дней предполагается ответ. Если период не отмечен, то смотрите на содержание. Обычный период для ответов — один месяц. Если информация срочная, то принято отвечать за 3–7 дней. Но в этом случае желательно дополнительно попросить получателя ответить срочно, отметив конкретный срок или дату.

В какой срок обязаны отвечать государственные структуры, указано в ФЗ №8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017) — обычно 30 дней со дня регистрации. Иногда срок увеличивают до 45 дней при необходимости. В этом случае обязаны отправить уведомление в течение недели (ч. 6 ст. 18 ФЗ №8).

Обращение граждан в государственные ведомства регулирует Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ. На регистрацию обращения отводится 3 дня.

Если предприятие обратилось, к примеру, в ФСС, чтобы проверить лист о временной нетрудоспособности, и в этом случае ответ дадут в течение месяца (п. 5 ч. 1 ст. 4.2 Закона от 29.12.2006 №255-ФЗ).

Как составить письмо с запросом о предоставлении документов: пошаговая инструкция и образец

Запрос о предоставлении документов представляет собой разновидность делового письма, которое активно используется в официальной корреспонденции.

При его написании важно чтобы были соблюдены правила деловой переписки, а текст не содержал грамматических ошибок.

В рамках настоящей статьи раскрыт порядок составления письма-запроса, а также подготовки ответа на него.

В каких случаях пишется?

Следует отметить, что в ходе осуществления хозяйственной деятельности, зачастую возникает необходимость в написании запроса о предоставлении документов или же составлении ответа на корреспонденцию такого рода. Можно привести несколько наиболее распространенных случаев, когда составляется такое письмо:

  1. при необходимости получить от хозяйствующего субъекта финансовую отчетность (запрос может направить налоговая инспекция или органы государственной статистики);
  2. при желании покупателя ознакомиться с полным прейскурантом организации-продавца;
  3. в переписке между деловыми партнерами (например, одна сторона может запросить у другой, копию договора);
  4. судебные органы могут запросить у хозяйствующего субъекта документы, проходящие по делу, как доказательство какого-либо происшествия;
  5. банковское учреждение, прежде чем выдать кредит, может запросить у другого банка ответ по поводу деловой репутации клиента и т.д.

Обоснование причины, по которой запрашиваются бумаги

Составляя запрос о предоставлении какой-либо информации, в том числе и документов, необходимо в обязательном порядке указать причину обращения.

Обосновать причину представления документов можно следующим образом, например:

  1. в случае если запрос делает одна из сторон сделки, то тут можно сослаться на договор, который был заключен ранее;
  2. государственные органы в своем запросе могут ссылаться на соответствующие нормы законодательства, согласно которым организация обязана представить ту или иную документацию;
  3. судебные органы могут сослаться на исковое заявление и т.д.

Следует отметить, что не указывать причину обращения можно только в том случае, если она является очевидной (например, составление запроса коммерческого предложения, согласно образцу). В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.

Что должно входить в содержание?

В настоящее время нет единого образца письма-запроса о предоставлении документов. Как правило, такая бумага составляется на усмотрение лица, которое ее запрашивает. Тем не менее данный документ должен содержать в себе следующие разделы:

  1. «Шапку» письма.
  2. Регистрационный номер и дату составления.
  3. Обращение к адресату по имени и отчеству.
  4. «Тело» документа.
  5. Подпись и печать.

Как составить – пошаговая инструкция

Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:

    Необходимо составить «шапку» документу.

Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат.

К обязательным реквизитам отправителя, относятся:

  • его полное наименование;
  • адрес;
  • контактный телефон.

Как оформить ответ?

Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:

  1. положительный;
  2. отрицательный.

Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:

  1. «Шапка» ответа – составляется по аналогии с письмом-запросом. Необходимо указать все реквизиты организации отправителя, а также ФИО должностного лица организации, в которую направляется документ.
  2. Регистрационные данные – дата и номер регистрации ответа на запрос.
  3. Обращение к представителю организации, для которой готовится ответ.
  4. «Тело» документа – будет отличаться в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной ответ.

В случае положительного ответа:

  • необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
  • дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
  • к письму-ответу прилагается соответствующая документация.

При отрицательном ответе указывается:

  • ссылка на ранее полученный запрос;
  • причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
  • констатация отказа.
  • Скачать бланк письма ответа на запрос о предоставлении документов
  • Скачать образец положительного ответа на запрос о предоставлении документов
  • Скачать образец отрицательного ответа на запрос о предоставлении документов

Вариант положительного ответа

ООО «Акварель» Генеральному директору

г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»

тел. (095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексееву И.И.

ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567

На № 01-11/323 от 25.11.16

Уважаемый Игорь Иванович!

В ответ на Ваш запрос от 25 ноября 2016 года № 01-11/323 о представлении прейскуранта на новую линию декоративной косметики, направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается).

Приложение на __8__ л.

Генеральный директор ООО «Акварель» Иордан С.Н.

Вариант отказа контрагенту

ООО «Виктория» Генеральному директору

г. Санкт-Петербург, ул. Пушкина, д. 12 ООО «Эклат»

тел. (095) 966-15-67, факс. (095) 467-19-11 Погожему С.И.

ОКПО 245637, ОГРН 112734748595

На № 01-20/21 от 15.09.17

Уважаемый Степан Игоревич!

В ответ на Ваш запрос от 15 сентября 2017 года № 01-20/21 о предоставлении технологической карты производства мебели, сообщаю, что ООО «Виктория» отказывает Вам в представлении данной документации в связи с тем, что она является коммерческой тайной.

Генеральный директор ООО «Виктория» Иванов С.А.

В заключение следует подчеркнуть, что при написании письма-запроса необходимо соблюдать все правила деловой переписки, а также следить за тем, чтобы текст был изложен максимально понятно и без грамматических ошибок.

Читайте также  Кредитный потребительский кооператив (КПК): что это
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector